एक परियोजना शुरू करने का मूल उद्देश्य विशिष्ट लक्ष्यों को पूरा करना है। परियोजना प्रबंधन क्यों (Why Project Management)? एक परियोजना के रूप में कार्य को व्यवस्थित करने का कारण किसी व्यक्ति या छोटे समूह पर लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए जिम्मेदारी और अधिकार पर ध्यान केंद्रित करना है। इस तथ्य के बावजूद कि पीएम को अक्सर अपनी ज़िम्मेदारी के अनुरूप एक स्तर पर अधिकार नहीं है, प्रबंधक से परियोजना के लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए आवश्यक सभी गतिविधियों को समन्वयित और एकीकृत करने की उम्मीद है।
परियोजना प्रबंधन का अर्थ: परियोजना प्रबंधन विशिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने और निर्दिष्ट समय पर विशिष्ट सफलता मानदंडों को पूरा करने के लिए एक टीम के काम को शुरू करने, योजना बनाने, निष्पादित करने, नियंत्रित करने और बंद करने का अभ्यास है। एक परियोजना एक अस्थायी प्रयास है जो विशिष्ट लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा करने के लिए एक विशिष्ट उत्पाद, सेवा या परिणाम उत्पन्न करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, आमतौर पर लाभकारी परिवर्तन लाने के लिए या जोड़ा मूल्य। परियोजनाओं की अस्थायी प्रकृति सामान्य (या संचालन) के रूप में व्यापार के विपरीत है, जो उत्पादों या सेवाओं का उत्पादन करने के लिए दोहराव, स्थायी, या अर्द्ध स्थायी कार्यात्मक गतिविधियां हैं। व्यावहारिक रूप से, इस तरह के विशिष्ट उत्पादन दृष्टिकोण के प्रबंधन के लिए विशिष्ट तकनीकी कौशल और प्रबंधन रणनीतियों के विकास की आवश्यकता होती है।
विशेष रूप से, संगठन का प्रोजेक्ट फॉर्म प्रबंधक को उत्तरदायी होने की अनुमति देता है:
(1) ग्राहक और पर्यावरण,
(2) शुरुआती तारीख में समस्याओं की पहचान और सही करें,
(3) विवादित परियोजना लक्ष्यों के बीच व्यापार-बंद के बारे में समय पर निर्णय लेते हैं, और
(4) सुनिश्चित करें कि परियोजना में शामिल अलग-अलग कार्यों के प्रबंधकों को कुल परियोजना के खर्च पर उनके व्यक्तिगत कार्यों के प्रदर्शन को अनुकूलित नहीं किया जाता है, यानी, वे उप-अनुकूलन नहीं करते हैं।
परियोजना प्रबंधन (जैसे वर्तमान में लोकप्रिय सिक्स-सिग्मा परियोजनाओं के माध्यम से) के साथ वास्तविक अनुभव इंगित करता है कि इसका उपयोग करने वाले अधिकांश संगठन बेहतर नियंत्रण और बेहतर ग्राहक संबंधों का अनुभव करते हैं, और शायद निवेश पर उनके प्रोजेक्ट की वापसी में वृद्धि। उपयोगकर्ताओं का एक संकेत अनुपात कम विकास के समय, कम लागत, उच्च गुणवत्ता और विश्वसनीयता, और उच्च प्रोटीन मार्जिन की रिपोर्ट भी करता है। अन्य रिपोर्ट किए गए फायदों में परिणामों की ओर एक तेज अभिविन्यास, बेहतर अंतर-विभागीय समन्वय, और उच्च कार्यकर्ता मनोबल शामिल हैं।
नकारात्मक पक्ष पर, अधिकांश संगठन रिपोर्ट करते हैं कि परियोजना प्रबंधन के परिणामस्वरूप अधिक संगठनात्मक जटिलता है। कई लोग यह भी रिपोर्ट करते हैं कि परियोजना संगठन पीएम के लिए आवश्यक स्वायत्तता की डिग्री पर विचार करते हुए एक आश्चर्यजनक परिणाम नहीं, संगठनात्मक नीति का उल्लंघन किया जाएगा। कुछ फाईम्स ने उच्च लागत, अधिक प्रबंधन भिन्नता, और कम कर्मियों के उपयोग की सूचना दी। नुकसान एक फायदे के लिए भुगतान करता है प्रतीत होता है। पूरी तरह से, परियोजना के संगठन के पक्ष में संतुलन का वजन होता है यदि काम करने के लिए एक परियोजना के लिए उपयुक्त है।
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट को इस्तेमाल किए जाने वाले उपयोगों की जबरदस्त विविधता में एक दिलचस्प, और आम तौर पर दुर्भाग्यपूर्ण, दुष्प्रभाव था। हालांकि हम कहते हैं कि सभी परियोजनाएं कुछ हद तक अद्वितीय हैं, कुछ विशेष प्रकार की परियोजनाओं पर काम करने वाले लोगों के लिए लगभग सार्वभौमिक प्रवृत्ति है, "सॉफ्टवेयर (या निर्माण, या अनुसंधान एवं विकास, या विपणन, या मशीन रखरखाव, या ...) परियोजनाएं अलग-अलग हैं और आप उम्मीद नहीं कर सकते कि हम अन्य प्रकार की परियोजनाओं को उसी तरह से शेड्यूल (या बजट, या व्यवस्थित करें, या प्रबंधित करें, या ...) की उम्मीद करें। "विशेष उपचार के लिए ऐसी याचिकाओं के साथ असहमति इस पुस्तक के दर्शन के लिए केंद्रीय है। सभी प्रकार की परियोजनाओं के बीच मौलिक समानताएं, चाहे वे लंबे या छोटे हों, उत्पाद- या सेवा उन्मुख, सभी समावेशी कार्यक्रमों के हिस्सों या अकेले अकेले, उनके मतभेदों की तुलना में कहीं अधिक व्यापक हैं।
परियोजना प्रबंधन पर वास्तविक सीमाएं भी हैं। उदाहरण के लिए, केवल एक परियोजना का निर्माण एक प्रवेश हो सकता है कि मूल संगठन और उसके प्रबंधक कार्यात्मक संगठन के माध्यम से वांछित परिणामों को पूरा नहीं कर सकते हैं। इसके अलावा, संघर्ष एक आवश्यक दुष्प्रभाव प्रतीत होता है। जैसा कि हमने ध्यान दिया, पीएम में अक्सर प्राधिकरण की कमी होती है जो जिम्मेदारी के स्तर के अनुरूप होती है। इसलिए, प्रधान मंत्री को कुछ आवश्यक संसाधनों के लिए मूल संगठन में प्रबंधकों की सद्भावना पर निर्भर होना चाहिए। बेशक, अगर सद्भावना आगामी नहीं है, तो प्रधान मंत्री अपनी सहायता के लिए मूल संगठन में वरिष्ठ अधिकारियों से पूछ सकते हैं। लेकिन इस तरह की शक्ति का उपयोग करने के लिए अक्सर पीएम के कौशल पर खराब प्रवाह होता है, और जब इसे हाथ में उदाहरण मिल सकता है, तो यह लंबे समय तक वापस आ सकता है।
परियोजना प्रबंधन का अर्थ: परियोजना प्रबंधन विशिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने और निर्दिष्ट समय पर विशिष्ट सफलता मानदंडों को पूरा करने के लिए एक टीम के काम को शुरू करने, योजना बनाने, निष्पादित करने, नियंत्रित करने और बंद करने का अभ्यास है। एक परियोजना एक अस्थायी प्रयास है जो विशिष्ट लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा करने के लिए एक विशिष्ट उत्पाद, सेवा या परिणाम उत्पन्न करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, आमतौर पर लाभकारी परिवर्तन लाने के लिए या जोड़ा मूल्य। परियोजनाओं की अस्थायी प्रकृति सामान्य (या संचालन) के रूप में व्यापार के विपरीत है, जो उत्पादों या सेवाओं का उत्पादन करने के लिए दोहराव, स्थायी, या अर्द्ध स्थायी कार्यात्मक गतिविधियां हैं। व्यावहारिक रूप से, इस तरह के विशिष्ट उत्पादन दृष्टिकोण के प्रबंधन के लिए विशिष्ट तकनीकी कौशल और प्रबंधन रणनीतियों के विकास की आवश्यकता होती है।
विशेष रूप से, संगठन का प्रोजेक्ट फॉर्म प्रबंधक को उत्तरदायी होने की अनुमति देता है:
(1) ग्राहक और पर्यावरण,
(2) शुरुआती तारीख में समस्याओं की पहचान और सही करें,
(3) विवादित परियोजना लक्ष्यों के बीच व्यापार-बंद के बारे में समय पर निर्णय लेते हैं, और
(4) सुनिश्चित करें कि परियोजना में शामिल अलग-अलग कार्यों के प्रबंधकों को कुल परियोजना के खर्च पर उनके व्यक्तिगत कार्यों के प्रदर्शन को अनुकूलित नहीं किया जाता है, यानी, वे उप-अनुकूलन नहीं करते हैं।
परियोजना प्रबंधन (जैसे वर्तमान में लोकप्रिय सिक्स-सिग्मा परियोजनाओं के माध्यम से) के साथ वास्तविक अनुभव इंगित करता है कि इसका उपयोग करने वाले अधिकांश संगठन बेहतर नियंत्रण और बेहतर ग्राहक संबंधों का अनुभव करते हैं, और शायद निवेश पर उनके प्रोजेक्ट की वापसी में वृद्धि। उपयोगकर्ताओं का एक संकेत अनुपात कम विकास के समय, कम लागत, उच्च गुणवत्ता और विश्वसनीयता, और उच्च प्रोटीन मार्जिन की रिपोर्ट भी करता है। अन्य रिपोर्ट किए गए फायदों में परिणामों की ओर एक तेज अभिविन्यास, बेहतर अंतर-विभागीय समन्वय, और उच्च कार्यकर्ता मनोबल शामिल हैं।
नकारात्मक पक्ष पर, अधिकांश संगठन रिपोर्ट करते हैं कि परियोजना प्रबंधन के परिणामस्वरूप अधिक संगठनात्मक जटिलता है। कई लोग यह भी रिपोर्ट करते हैं कि परियोजना संगठन पीएम के लिए आवश्यक स्वायत्तता की डिग्री पर विचार करते हुए एक आश्चर्यजनक परिणाम नहीं, संगठनात्मक नीति का उल्लंघन किया जाएगा। कुछ फाईम्स ने उच्च लागत, अधिक प्रबंधन भिन्नता, और कम कर्मियों के उपयोग की सूचना दी। नुकसान एक फायदे के लिए भुगतान करता है प्रतीत होता है। पूरी तरह से, परियोजना के संगठन के पक्ष में संतुलन का वजन होता है यदि काम करने के लिए एक परियोजना के लिए उपयुक्त है।
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट को इस्तेमाल किए जाने वाले उपयोगों की जबरदस्त विविधता में एक दिलचस्प, और आम तौर पर दुर्भाग्यपूर्ण, दुष्प्रभाव था। हालांकि हम कहते हैं कि सभी परियोजनाएं कुछ हद तक अद्वितीय हैं, कुछ विशेष प्रकार की परियोजनाओं पर काम करने वाले लोगों के लिए लगभग सार्वभौमिक प्रवृत्ति है, "सॉफ्टवेयर (या निर्माण, या अनुसंधान एवं विकास, या विपणन, या मशीन रखरखाव, या ...) परियोजनाएं अलग-अलग हैं और आप उम्मीद नहीं कर सकते कि हम अन्य प्रकार की परियोजनाओं को उसी तरह से शेड्यूल (या बजट, या व्यवस्थित करें, या प्रबंधित करें, या ...) की उम्मीद करें। "विशेष उपचार के लिए ऐसी याचिकाओं के साथ असहमति इस पुस्तक के दर्शन के लिए केंद्रीय है। सभी प्रकार की परियोजनाओं के बीच मौलिक समानताएं, चाहे वे लंबे या छोटे हों, उत्पाद- या सेवा उन्मुख, सभी समावेशी कार्यक्रमों के हिस्सों या अकेले अकेले, उनके मतभेदों की तुलना में कहीं अधिक व्यापक हैं।
परियोजना प्रबंधन पर वास्तविक सीमाएं भी हैं। उदाहरण के लिए, केवल एक परियोजना का निर्माण एक प्रवेश हो सकता है कि मूल संगठन और उसके प्रबंधक कार्यात्मक संगठन के माध्यम से वांछित परिणामों को पूरा नहीं कर सकते हैं। इसके अलावा, संघर्ष एक आवश्यक दुष्प्रभाव प्रतीत होता है। जैसा कि हमने ध्यान दिया, पीएम में अक्सर प्राधिकरण की कमी होती है जो जिम्मेदारी के स्तर के अनुरूप होती है। इसलिए, प्रधान मंत्री को कुछ आवश्यक संसाधनों के लिए मूल संगठन में प्रबंधकों की सद्भावना पर निर्भर होना चाहिए। बेशक, अगर सद्भावना आगामी नहीं है, तो प्रधान मंत्री अपनी सहायता के लिए मूल संगठन में वरिष्ठ अधिकारियों से पूछ सकते हैं। लेकिन इस तरह की शक्ति का उपयोग करने के लिए अक्सर पीएम के कौशल पर खराब प्रवाह होता है, और जब इसे हाथ में उदाहरण मिल सकता है, तो यह लंबे समय तक वापस आ सकता है।
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| Image Credit from #Pixabay. |