एक संरचना के रूप में, संगठन आंतरिक प्राधिकरण और जिम्मेदारी संबंधों का एक नेटवर्क है। यह सामान्य उद्देश्यों को पूरा करने के लिए विभिन्न स्तरों पर परिचालन करने वाले व्यक्तियों के रिश्ते का ढांचा है। एक संगठन संरचना लोगों, कार्यों और शारीरिक सुविधाओं का एक व्यवस्थित संयोजन है। एक उपयुक्त संगठनात्मक संरचना डिजाइन करने के लिए आवश्यक कदम क्या होते है।
एक उपयुक्त संगठनात्मक संरचना को डिजाइन करने में निम्नलिखित कदम बहुत मददगार हो सकते हैं:
स्पष्ट रूप से परिभाषित उद्देश्यों:
संगठनात्मक संरचना के विकास में पहला कदम अपने उद्देश्यों को बहुत स्पष्ट शर्तों में रखना है। यह संगठन के प्रकार और बुनियादी विशेषताओं को निर्धारित करने में मदद करेगा, वास्तव में, संगठन गतिविधियों को हासिल करने के उद्देश्यों के संदर्भ में विस्तृत किया जाता है।
गतिविधियों का निर्धारण:
उद्यम के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए, कुछ गतिविधियां आवश्यक हैं। गतिविधियां उद्यम की प्रकृति और आकार पर निर्भर करती हैं। उदाहरण के लिए, एक विनिर्माण चिंता में उत्पादन, विपणन और अन्य गतिविधियां होंगी। खुदरा प्रतिष्ठान में कोई उत्पादन गतिविधि नहीं है। प्रत्येक प्रमुख गतिविधि को छोटे भागों में बांटा गया है। उदाहरण के लिए, उत्पादन गतिविधि को सामग्री, संयंत्र लेआउट, गुणवत्ता नियंत्रण, मरम्मत और रखरखाव, उत्पादन अनुसंधान इत्यादि की खरीद में विभाजित किया जा सकता है।
कर्तव्यों को सौंपना:
गतिविधियों के अलग-अलग समूहों को उनकी योग्यता और योग्यता के अनुसार अलग-अलग व्यक्तियों को आवंटित किया जाता है। नकल और प्रयास के ओवरलैपिंग से बचने के लिए प्रत्येक व्यक्ति की ज़िम्मेदारी स्पष्ट रूप से परिभाषित की जानी चाहिए। प्रत्येक व्यक्ति को उसके लिए उपयुक्त एक विशिष्ट नौकरी दी जाती है और उसे इसके निष्पादन के लिए जिम्मेदार बनाया जाता है। सही आदमी को सही काम पर रखा जाता है।
प्रतिनिधि प्राधिकरण:
प्रत्येक व्यक्ति को असाइन किए गए गतिविधि को प्रभावी ढंग से करने के लिए आवश्यक प्राधिकरण दिया जाता है। अधिकार से हमारा मतलब है कि निर्णय लेने, निर्देश जारी करने, अधीनस्थों को मार्गदर्शन करने, पर्यवेक्षण और नियंत्रण करने का अधिकार है। किसी व्यक्ति को दिए गए प्राधिकरण को अपनी ज़िम्मेदारी के अनुरूप होना चाहिए। एक व्यक्ति आवश्यक प्राधिकारी या शक्ति के बिना अपना काम नहीं कर सकता है। प्राधिकरण ऊपर से नीचे तक और नीचे से ऊपर की ज़िम्मेदारी बहता है।
समन्वय गतिविधियों:
विभिन्न व्यक्तियों की गतिविधियों और प्रयासों को तब सिंक्रनाइज़ किया जाता है। विशेष कार्यों के प्रभावी प्रदर्शन को सुनिश्चित करने के लिए इस तरह के समन्वय आवश्यक है। विभिन्न नौकरियों और व्यक्तियों के बीच अंतर-संबंध स्पष्ट रूप से परिभाषित किए गए हैं ताकि सभी जानते हैं कि उन्हें आदेश लेना है और जिनके लिए वह उत्तरदायी है।
शारीरिक सुविधाएं और सही वातावरण प्रदान करना:
एक संगठन की सफलता उचित शारीरिक सुविधाओं और सही पर्यावरण के प्रावधान पर निर्भर करती है। जबकि सही नौकरियों पर सही व्यक्ति होना महत्वपूर्ण है, सही काम करने वाले वातावरण के लिए यह भी उतना ही महत्वपूर्ण है। यह आसान चल रहा है और उद्यम की समृद्धि के लिए आवश्यक है।
समग्र नियंत्रण के लिए संरचनात्मक संबंध स्थापित करना।
व्यक्तियों और समूहों के बीच अच्छी तरह से परिभाषित स्पष्ट कट संरचनात्मक संबंध स्थापित करना बहुत जरूरी है। यह व्यापार के पूर्व निर्धारित लक्ष्यों की उपलब्धि के लिए सभी विभागों और उनके समन्वय दिशा के काम पर समग्र नियंत्रण सुनिश्चित करेगा। इस प्रकार पूर्वगामी विश्लेषण से स्पष्ट है कि संगठन कर्तव्यों और जिम्मेदारियों का एक संरचनात्मक ढांचा प्रदान करता है। यह न केवल प्राधिकरण संबंध स्थापित करता है बल्कि संचार प्रणाली भी प्रदान करता है।
एक उपयुक्त संगठनात्मक संरचना को डिजाइन करने में निम्नलिखित कदम बहुत मददगार हो सकते हैं:
स्पष्ट रूप से परिभाषित उद्देश्यों:
संगठनात्मक संरचना के विकास में पहला कदम अपने उद्देश्यों को बहुत स्पष्ट शर्तों में रखना है। यह संगठन के प्रकार और बुनियादी विशेषताओं को निर्धारित करने में मदद करेगा, वास्तव में, संगठन गतिविधियों को हासिल करने के उद्देश्यों के संदर्भ में विस्तृत किया जाता है।
गतिविधियों का निर्धारण:
उद्यम के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए, कुछ गतिविधियां आवश्यक हैं। गतिविधियां उद्यम की प्रकृति और आकार पर निर्भर करती हैं। उदाहरण के लिए, एक विनिर्माण चिंता में उत्पादन, विपणन और अन्य गतिविधियां होंगी। खुदरा प्रतिष्ठान में कोई उत्पादन गतिविधि नहीं है। प्रत्येक प्रमुख गतिविधि को छोटे भागों में बांटा गया है। उदाहरण के लिए, उत्पादन गतिविधि को सामग्री, संयंत्र लेआउट, गुणवत्ता नियंत्रण, मरम्मत और रखरखाव, उत्पादन अनुसंधान इत्यादि की खरीद में विभाजित किया जा सकता है।
कर्तव्यों को सौंपना:
गतिविधियों के अलग-अलग समूहों को उनकी योग्यता और योग्यता के अनुसार अलग-अलग व्यक्तियों को आवंटित किया जाता है। नकल और प्रयास के ओवरलैपिंग से बचने के लिए प्रत्येक व्यक्ति की ज़िम्मेदारी स्पष्ट रूप से परिभाषित की जानी चाहिए। प्रत्येक व्यक्ति को उसके लिए उपयुक्त एक विशिष्ट नौकरी दी जाती है और उसे इसके निष्पादन के लिए जिम्मेदार बनाया जाता है। सही आदमी को सही काम पर रखा जाता है।
प्रतिनिधि प्राधिकरण:
प्रत्येक व्यक्ति को असाइन किए गए गतिविधि को प्रभावी ढंग से करने के लिए आवश्यक प्राधिकरण दिया जाता है। अधिकार से हमारा मतलब है कि निर्णय लेने, निर्देश जारी करने, अधीनस्थों को मार्गदर्शन करने, पर्यवेक्षण और नियंत्रण करने का अधिकार है। किसी व्यक्ति को दिए गए प्राधिकरण को अपनी ज़िम्मेदारी के अनुरूप होना चाहिए। एक व्यक्ति आवश्यक प्राधिकारी या शक्ति के बिना अपना काम नहीं कर सकता है। प्राधिकरण ऊपर से नीचे तक और नीचे से ऊपर की ज़िम्मेदारी बहता है।
समन्वय गतिविधियों:
विभिन्न व्यक्तियों की गतिविधियों और प्रयासों को तब सिंक्रनाइज़ किया जाता है। विशेष कार्यों के प्रभावी प्रदर्शन को सुनिश्चित करने के लिए इस तरह के समन्वय आवश्यक है। विभिन्न नौकरियों और व्यक्तियों के बीच अंतर-संबंध स्पष्ट रूप से परिभाषित किए गए हैं ताकि सभी जानते हैं कि उन्हें आदेश लेना है और जिनके लिए वह उत्तरदायी है।
शारीरिक सुविधाएं और सही वातावरण प्रदान करना:
एक संगठन की सफलता उचित शारीरिक सुविधाओं और सही पर्यावरण के प्रावधान पर निर्भर करती है। जबकि सही नौकरियों पर सही व्यक्ति होना महत्वपूर्ण है, सही काम करने वाले वातावरण के लिए यह भी उतना ही महत्वपूर्ण है। यह आसान चल रहा है और उद्यम की समृद्धि के लिए आवश्यक है।
समग्र नियंत्रण के लिए संरचनात्मक संबंध स्थापित करना।
व्यक्तियों और समूहों के बीच अच्छी तरह से परिभाषित स्पष्ट कट संरचनात्मक संबंध स्थापित करना बहुत जरूरी है। यह व्यापार के पूर्व निर्धारित लक्ष्यों की उपलब्धि के लिए सभी विभागों और उनके समन्वय दिशा के काम पर समग्र नियंत्रण सुनिश्चित करेगा। इस प्रकार पूर्वगामी विश्लेषण से स्पष्ट है कि संगठन कर्तव्यों और जिम्मेदारियों का एक संरचनात्मक ढांचा प्रदान करता है। यह न केवल प्राधिकरण संबंध स्थापित करता है बल्कि संचार प्रणाली भी प्रदान करता है।