कार्यालय का महत्व (Office importance) - एक कार्यालय के महत्व पर नीचे चर्चा की गई है:
सेवा केंद्र के रूप में कार्यालय:
- कार्यालय टाइपिंग, डुप्लिकेटिंग, प्रिंटिंग, रिकॉर्ड से जानकारी प्रदान करने, फॉर्म और स्टेशनरी की आपूर्ति करने आदि की सेवाएं प्रदान करता है।
- कोई भी संगठन इन सेवाओं के बिना आसानी से काम नहीं कर सकता है। इसलिए, कार्यालय को कभी-कभी सेवा विभाग के रूप में संदर्भित किया जाता है।
स्मृति केंद्र के रूप में कार्यालय:
- सभी प्रकार की सूचनाओं को कार्यालय में व्यवस्थित और संरक्षित किया जाता है और आवश्यकता पड़ने पर प्रबंधन को आपूर्ति की जाती है।
- संगठन के विभिन्न लेनदेन और गतिविधियां जो रिकॉर्ड पर हैं, कार्यालय द्वारा संरक्षित हैं। इसलिए, कार्यालय को स्मृति केंद्र, सूचना केंद्र या संगठन के मस्तिष्क के रूप में वर्णित किया जा सकता है।
संचार के एक चैनल के रूप में कार्यालय:
- यह कार्यालय के माध्यम से है कि संचार, विशेष रूप से लिखित संचार, विभिन्न विभागों और संगठन के विभिन्न स्तरों के बीच होता है।
- एक संगठन विफल हो जाएगा, भले ही सबसे अच्छा संगठनात्मक संसाधनों के बावजूद, अगर संचार प्रणाली प्रभावी नहीं है।
एक समन्वयक के रूप में कार्यालय:
- कार्यालय एक संगठन के सभी विभागों के साथ संबंध रखता है और अन्य विभागों में क्या हो रहा है, इसके बारे में हर विभाग को सूचित करता है।
- इस प्रकार, यह विभागों के बीच समन्वय का आधार प्रदान करता है। उदाहरण के लिए, अधिकारी उत्पादन विभाग को बाजार में बदलते स्वाद और फैशन के बारे में सूचित करता है, जैसा कि विपणन विभाग द्वारा किए गए बाजार सर्वेक्षण से पता चलता है।
- इसी तरह, विपणन विभाग को उचित मूल्य तय करने के लिए उत्पादन लागत के बारे में जानकारी प्रदान की जाती है।
नियंत्रक के रूप में कार्यालय:
नियंत्रण कार्यालय के माध्यम से निष्पादित प्रबंधन का एक आवश्यक कार्य है। इसकी जरूरत है;- मानकों की स्थापना।
- मानक के खिलाफ प्रदर्शन का मापन।
- विचलन का पता लगाने, और।
- मानकों और योजनाओं से विचलन का सुधार।
एक मध्यस्थ के रूप में कार्यालय:
- कार्यालय बाहरी लोगों के साथ संपर्क बनाए रखता है और ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, आदि के साथ संगठन को जोड़ता है।
- यह पूछताछ, आदेशों और शिकायतों को पूरा करता है, और सरकार और संगठन के बीच संपर्क बनाए रखता है।
कर्मचारियों को कार्यालय का महत्व:
- उपस्थिति रिकॉर्ड का रखरखाव और समय पर भुगतान के लिए मजदूरी और वेतन पत्रक तैयार करना कार्यालय की जिम्मेदारी है।
- यह समूह बीमा, भविष्य निधि, आदि जैसे विभिन्न कर्मचारी लाभ योजनाओं के संचालन के लिए भी जिम्मेदार है।
ग्राहकों को कार्यालय का महत्व:
- कार्यालय व्यवसाय और उसके ग्राहकों के बीच एक कड़ी के रूप में कार्य करता है।
- कार्यालय द्वारा ग्राहकों की पूछताछ, आदेश और शिकायतों का ध्यान रखा जाता है।
- यह ग्राहकों की जानकारी के लिए उत्पादों और उनके उपयोगों का विज्ञापन भी करता है।
आम जनता के लिए महत्व:
- कार्यालय आम जनता और प्रकृति और कार्यालय संगठन के कार्यों के बीच एक कड़ी के रूप में भी कार्य करता है।
- यह लोगों के मन में संगठन के लिए एक अच्छी छवि बनाने के लिए जिम्मेदार है।