कार्यभार क्षमता योजना उन कार्यों, गतिविधियों या परियोजनाओं का एक उपाय है जो एक कर्मचारी या टीम एक निश्चित अवधि में कर सकती है । यह किसी कार्य में उप-कार्यों की संख्या, उनकी जटिलता और उन्हें पूरा करने के लिए आवश्यक समय को ध्यान में रखता है ।
यहाँ समझाने के लिए लेख दिए गए हैं, कार्यभार क्षमता की योजना बनाने के अर्थ और लाभ क्या हैं?
कार्यभार क्षमता का विश्लेषण व्यवसायों को कुशल और प्रभावी रहते हुए उत्पादकता बढ़ाने के लिए कार्यों और प्रक्रियाओं को करने के दायरे, महत्व और प्राथमिकता को समझने में मदद करता है । कई संगठन अपनी टीमों के कार्यभार को यथोचित और कुशलता से प्रबंधित करने के लिए परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं । इसके अलावा, परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर टीमों को बेहतर योजना बनाने, संसाधनों को आवंटित करने और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि सभी कर्मचारी अपनी विशेषज्ञता के आधार पर परियोजनाओं में योगदान करने पर केंद्रित हैं ।
नियोजन कार्यभार क्षमता के लाभ
संगठनों को प्रभावी ढंग से योजना और परियोजनाओं के लिए लोगों को आवंटित करने और उन्हें ध्यान केंद्रित और उत्पादक रखने के लिए काम का बोझ क्षमता का प्रबंधन करने की जरूरत है.
कार्यभार क्षमता की योजना बनाने के कई लाभ हैं, जिनमें शामिल हैं:
बेहतर संसाधन प्रबंधन: संसाधन आवंटन किसी भी परियोजना की योजना बनाने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है । व्यवसायों को प्रासंगिक कौशल वाले लोगों को कार्यभार के लिए निर्देशित करना चाहिए जो उनके हितों और विशेषज्ञता के लिए सबसे उपयुक्त हो । जल्दी योजना बनाना और कुशल संसाधनों की कमी के कारण उत्पन्न होने वाले किसी भी आश्चर्य से बचना सबसे अच्छा है । कई व्यवसाय परियोजना प्रबंधन के लिए आवश्यक मानव और भौतिक संसाधनों को ट्रैक, शेड्यूल और अनुकूलित करने के लिए संसाधन प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं ।
अधिक दक्षता: कार्यभार क्षमता योजना व्यवसायों को शामिल लोगों के लिए सही अपेक्षाएं निर्धारित करने में मदद करती है । पूर्व-परिकलित कार्यभार क्षमता के साथ, कर्मचारी परियोजना के दायरे में महत्वपूर्ण कार्यों और गतिविधियों पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकते हैं । इसके अलावा, यह कंपनियों को कार्यों के साथ कर्मचारियों को ओवरलोड करके बर्नआउट को रोकने में मदद करता है । इसके बजाय, यह सुनिश्चित करता है कि सबसे अच्छी जिम्मेदारियां लोगों को सौंपी जाएं, जो उनके लिए रोमांचक और कुछ हद तक चुनौतीपूर्ण दोनों हो सकती हैं ।
बेहतर रणनीतिक योजना: संगठन एक साथ कई परियोजनाओं पर काम करते हैं । कार्यभार क्षमता नियोजन व्यवसायों को निकट भविष्य के लिए संसाधन आवश्यकताओं की भविष्यवाणी करने में मदद करता है । यह चल रही परियोजनाओं के लिए महत्वपूर्ण होने से पहले संसाधनों की योजना और आवंटन की सुविधा प्रदान करता है ।
कार्यभार क्षमता खोजने के लिए बुनियादी कदम
ज्ञान साझा करना कार्यभार क्षमता योजना का एक महत्वपूर्ण पहलू है । यह सभी को वर्तमान कार्यभार वितरण को समझने और पिछली परियोजनाओं से अंतर्दृष्टि और अनुभव साझा करने की अनुमति देता है । इसके अलावा, कार्यभार क्षमता की योजना और प्रबंधन के लिए पांच बुनियादी कदम उठाने की आवश्यकता होती है:
वर्तमान कार्यभार का विश्लेषण करें: उन सभी कार्यों को जानें जिन पर टीम के सदस्य समय बिता रहे हैं । एक परियोजना प्रबंधक एक प्रश्नावली भेज सकता है जो प्रत्येक योगदानकर्ता को एक छोटी कंपनी में एक विशिष्ट कार्य पर खर्च किए गए घंटों की संख्या को भरने के लिए कह सकता है । हालांकि, व्यवसाय खर्च किए गए समय का ट्रैक रखने के लिए कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं ।
समय की आवश्यकताओं को मापें: वर्तमान कार्यभार के विश्लेषण के आधार पर, परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक कुल समय का पता लगाएं । प्रत्येक भूमिका के लिए, व्यक्तिगत कार्यों को सूचीबद्ध करें, उन्हें संबंधित समय आवश्यकताओं के लिए मैप करें, और संक्षेप में प्रस्तुत करें । इसके अलावा, किसी भी पिछली परियोजनाओं की कुल अवधि के खिलाफ राशि की जांच करें और देखें कि क्या गणना बढ़ती है ।
पूर्वापेक्षाओं को प्राथमिकता दें: परियोजना में निर्भरता का आकलन करें और पूर्वापेक्षा कार्यों और गतिविधियों को प्राथमिकता दें । कार्यभार क्षमता की योजना बनाते समय, संगठनों को संसाधनों की उपलब्धता, उनके कर्मचारियों की विशेषज्ञता और आवश्यक कार्य निष्पादन की आवृत्ति पर विचार करना चाहिए ।
कार्यभार क्षमता नियोजन रणनीति अपनाएं: संगठनों को परियोजना के दौरान किसी भी अप्रत्याशित परिवर्तन को समायोजित करने के लिए कार्यभार क्षमता नियोजन रणनीति पर निर्णय लेना चाहिए । संगठन एक रूढ़िवादी दृष्टिकोण का पालन करते हुए, बढ़ी हुई मांग की आशंका से कार्यभार क्षमता बढ़ा सकते हैं, केवल तभी क्षमता जोड़ सकते हैं जब वर्तमान संसाधनों का पूरी तरह से उपयोग किया जाता है, या बदलते बाजार की गतिशीलता के आधार पर छोटी वृद्धि होती है ।
ट्रैक वर्कलोड क्षमता: संगठनों को अपनी वर्कलोड क्षमता योजनाओं को ट्रैक करने की आवश्यकता होती है क्योंकि उन्हें लागू किया जाता है, यह सुनिश्चित करना कि कर्मचारियों पर अधिक बोझ नहीं है और परियोजना की समयरेखा के खिलाफ पूर्वापेक्षा कार्यों को प्राथमिकता देना है ।
प्रभावी कार्यभार क्षमता प्रबंधन के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
नियोजन कार्यभार क्षमता एक चुनौतीपूर्ण गतिविधि है जो कई बार भारी हो सकती है । संगठन इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करके प्रभावी कार्यभार क्षमता प्रबंधन सुनिश्चित कर सकते हैं:
योजना में अपनी सर्वोत्तम ऊर्जा और समय का निवेश करें: समय नियोजन कार्यों और परियोजनाओं में व्यतीत करें । साथ ही, यह व्यवसायों को उन प्रमुख गतिविधियों को प्रतिबिंबित करने और प्राथमिकता देने में मदद करता है जिन्हें संबोधित करने की आवश्यकता है । प्रत्येक कार्य के लिए प्रारंभ और समाप्ति तिथियों के लिए अनुमान निर्धारित करें, उनकी आवृत्ति को परिभाषित करें और एक विशिष्ट मील का पत्थर निर्धारित करें ।
उचित संसाधन आवंटन सुनिश्चित करें: व्यवसायों को अपने उपलब्ध संसाधनों के बारे में पता होना चाहिए और कार्यभार क्षमता के आधार पर समय से पहले कार्यों की योजना बनानी चाहिए । प्रबंधकों को सभी बाधाओं के बारे में पता होना चाहिए, जिसमें यह भी शामिल है कि क्या किसी को परियोजना के दौरान समय निकालने का कार्यक्रम है । इन विचारों के आधार पर, प्रबंधक अग्रिम में परियोजनाओं को संसाधन आवंटित कर सकते हैं ।
यथार्थवादी अपेक्षाएं और समय सीमा निर्धारित करें: प्रबंधकों को कार्यों को पूरा करने के लिए प्राप्त करने योग्य समय सीमा निर्धारित करने की आवश्यकता है । भले ही टीम के सदस्य का कार्यभार अधिक कार्यों के लिए समय का संकेत देता हो, लेकिन किसी भी अप्रत्याशित परिस्थितियों का प्रबंधन करने के लिए बफ़र्स का होना एक अच्छा अभ्यास है ।
उद्देश्य अपेक्षाएं निर्धारित करें: प्रबंधकों को अपनी टीम की कार्यभार क्षमताओं का आकलन करने के बाद वस्तुनिष्ठ अपेक्षाएं निर्धारित करनी चाहिए, उन परियोजनाओं को छोड़कर जहां कार्य व्यक्तिपरक हैं । बड़े कार्यों को छोटे उप-कार्यों में विभाजित करके और प्रत्येक कार्य के लिए अनुमान निर्धारित करके टीम के सदस्यों को एक बारीक दृश्य देना सबसे अच्छा है ।
कार्य निर्भरता का आकलन करें और उपयोग को मापें: योजनाओं को अन्य कार्यों को पूरा करने के लिए पूर्वापेक्षा कार्यों को प्राथमिकता देनी चाहिए । सह-निर्भरता की प्रारंभिक पहचान कार्यभार प्रबंधन में एक लंबा रास्ता तय कर सकती है । व्यवसायों को उत्पादकता का विश्लेषण करने और यह जांचने के लिए उपयोग को मापना चाहिए कि क्या नौकरियां वास्तव में मांग में हैं । यह प्रशासकों को कार्यभार क्षमता प्रबंधन को बेहतर तरीके से अनुकूलित करने में मदद करता है ।
कार्यभार क्षमता योजना और संसाधन योजना
कार्यभार क्षमता नियोजन और संसाधन नियोजन समान अवधारणाएँ हैं । हालांकि, पूर्व को उच्च-स्तरीय योजना के दौरान नियोजित किया जाता है, जबकि बाद वाले का उपयोग ठीक-ठाक परिचालन स्तर पर किया जाता है ।
कार्यभार क्षमता नियोजन एक उच्च-स्तरीय कार्य है जो टीमों को यह समझने में मदद करता है कि वे एक निश्चित अवधि के दौरान कितना काम कर सकते हैं । इसके अलावा, यह एक निश्चित समय में संगठन को स्वीकार्य परियोजना आवश्यकताओं के खिलाफ संसाधनों की उपलब्धता का वजन करता है ।
संसाधन नियोजन, जिसे संसाधन आवंटन के रूप में भी जाना जाता है, एक परिचालन-स्तर का कार्य है जो परियोजनाओं के बीच संसाधनों के प्रभावी समन्वय और आवंटन पर केंद्रित है । इसमें लोगों को उनके कौशल और परियोजना आवश्यकताओं के आधार पर विभिन्न परियोजनाओं को सौंपना शामिल है ।