8 महत्वपूर्ण "C" Communication के लिए; यह पेशेवर संचार कौशल को बेहतर बनाने में मदद करता है और इस संभावना को बढ़ाता है कि संदेश ठीक उसी तरह से समझा जाएगा जैसा कि इसका उद्देश्य था।
प्रभावी संचार करने के लिए, व्यक्ति को निम्नलिखित 8 C के Communication (संचार) को ध्यान में रखना चाहिए:
संदेश प्राप्तकर्ता को स्पष्ट और आसानी से समझा जा सकता है। संचार का उद्देश्य प्रेषक को स्पष्ट होना चाहिए फिर केवल रिसीवर इसके बारे में निश्चित होगा। संदेश को एक समय में एक ही लक्ष्य पर जोर देना चाहिए और एक वाक्य में कई विचारों को शामिल नहीं करना चाहिए।
किसी (प्रेषक या रिसीवर) से संवाद, क्यों? जब आप उनके साथ जानकारी साझा या आदान-प्रदान करते हैं, उदाहरण के लिए बोलकर, लिखकर या उपकरण का उपयोग करके।
संदेश पूर्ण होना चाहिए, अर्थात् इसमें सभी आवश्यक जानकारी शामिल होनी चाहिए, जैसा कि इच्छित दर्शकों द्वारा आवश्यक है। पूरी जानकारी रिसीवर के सभी सवालों के जवाब देती है और प्राप्तकर्ता द्वारा बेहतर निर्णय लेने में मदद करती है।
संदेश सटीक और बिंदु पर होना चाहिए। प्रेषक को लम्बे वाक्यों से बचना चाहिए और कम से कम संभव शब्दों में विषय को व्यक्त करने का प्रयास करना चाहिए। संक्षिप्त और संक्षिप्त संदेश अधिक व्यापक है और रिसीवर का ध्यान बनाए रखने में मदद करता है।
संचार ठोस होना चाहिए, जिसका अर्थ है कि संदेश स्पष्ट होना चाहिए और विशेष रूप से ऐसा है कि गलत व्याख्या के लिए कोई जगह नहीं बची है। सभी तथ्यों और आंकड़ों को एक संदेश में स्पष्ट रूप से उल्लेखित किया जाना चाहिए ताकि प्रेषक जो कुछ भी कह रहा है उसे प्रमाणित किया जा सके।
प्रभावी संचार करने के लिए प्रेषक को रिसीवर की राय, ज्ञान, मानसिकता, पृष्ठभूमि आदि पर ध्यान देना चाहिए। संवाद करने के लिए, प्रेषक को लक्ष्य प्राप्तकर्ता से संबंधित होना चाहिए और इसमें शामिल होना चाहिए।
संदेश सही होना चाहिए, यानी एक सही भाषा का उपयोग किया जाना चाहिए, और प्रेषक को यह सुनिश्चित करना होगा कि कोई व्याकरणिक और वर्तनी की गलतियाँ न हों। इसके अलावा, संदेश सटीक और अच्छी तरह से समय पर होना चाहिए। सही संदेशों का रिसीवर पर अधिक प्रभाव पड़ता है और साथ ही, सटीक संदेश के साथ प्रेषक का मनोबल बढ़ता है।
इसका तात्पर्य यह है कि प्रेषक को रिसीवर की भावनाओं और दृष्टिकोण दोनों को ध्यान में रखना चाहिए, ताकि संदेश सकारात्मक हो और दर्शकों पर केंद्रित हो। संदेश पक्षपाती नहीं होना चाहिए और इसमें प्राप्तकर्ता के लिए सम्मान दिखाने वाले शब्द शामिल होने चाहिए।
संचार किसी भी संगठन में प्रबंधन के बुनियादी कार्यों में से एक है और इसका महत्व शायद ही अधिक हो। संचार के कुछ महत्व नीचे दिए गए हैं:
प्रभावी संचार करने के लिए, व्यक्ति को निम्नलिखित 8 C के Communication (संचार) को ध्यान में रखना चाहिए:
स्पष्ट (Clear):
संदेश प्राप्तकर्ता को स्पष्ट और आसानी से समझा जा सकता है। संचार का उद्देश्य प्रेषक को स्पष्ट होना चाहिए फिर केवल रिसीवर इसके बारे में निश्चित होगा। संदेश को एक समय में एक ही लक्ष्य पर जोर देना चाहिए और एक वाक्य में कई विचारों को शामिल नहीं करना चाहिए।
संवाद (Communicate):
किसी (प्रेषक या रिसीवर) से संवाद, क्यों? जब आप उनके साथ जानकारी साझा या आदान-प्रदान करते हैं, उदाहरण के लिए बोलकर, लिखकर या उपकरण का उपयोग करके।
पूर्ण (Complete):
संदेश पूर्ण होना चाहिए, अर्थात् इसमें सभी आवश्यक जानकारी शामिल होनी चाहिए, जैसा कि इच्छित दर्शकों द्वारा आवश्यक है। पूरी जानकारी रिसीवर के सभी सवालों के जवाब देती है और प्राप्तकर्ता द्वारा बेहतर निर्णय लेने में मदद करती है।
संक्षिप्त (Concise):
संदेश सटीक और बिंदु पर होना चाहिए। प्रेषक को लम्बे वाक्यों से बचना चाहिए और कम से कम संभव शब्दों में विषय को व्यक्त करने का प्रयास करना चाहिए। संक्षिप्त और संक्षिप्त संदेश अधिक व्यापक है और रिसीवर का ध्यान बनाए रखने में मदद करता है।
कंक्रीट (Concrete):
संचार ठोस होना चाहिए, जिसका अर्थ है कि संदेश स्पष्ट होना चाहिए और विशेष रूप से ऐसा है कि गलत व्याख्या के लिए कोई जगह नहीं बची है। सभी तथ्यों और आंकड़ों को एक संदेश में स्पष्ट रूप से उल्लेखित किया जाना चाहिए ताकि प्रेषक जो कुछ भी कह रहा है उसे प्रमाणित किया जा सके।
विचार (Consideration):
प्रभावी संचार करने के लिए प्रेषक को रिसीवर की राय, ज्ञान, मानसिकता, पृष्ठभूमि आदि पर ध्यान देना चाहिए। संवाद करने के लिए, प्रेषक को लक्ष्य प्राप्तकर्ता से संबंधित होना चाहिए और इसमें शामिल होना चाहिए।
सही (Correct):
संदेश सही होना चाहिए, यानी एक सही भाषा का उपयोग किया जाना चाहिए, और प्रेषक को यह सुनिश्चित करना होगा कि कोई व्याकरणिक और वर्तनी की गलतियाँ न हों। इसके अलावा, संदेश सटीक और अच्छी तरह से समय पर होना चाहिए। सही संदेशों का रिसीवर पर अधिक प्रभाव पड़ता है और साथ ही, सटीक संदेश के साथ प्रेषक का मनोबल बढ़ता है।
साहसी (Courteous):
इसका तात्पर्य यह है कि प्रेषक को रिसीवर की भावनाओं और दृष्टिकोण दोनों को ध्यान में रखना चाहिए, ताकि संदेश सकारात्मक हो और दर्शकों पर केंद्रित हो। संदेश पक्षपाती नहीं होना चाहिए और इसमें प्राप्तकर्ता के लिए सम्मान दिखाने वाले शब्द शामिल होने चाहिए।
प्रबंधन में संचार का महत्व।
संचार किसी भी संगठन में प्रबंधन के बुनियादी कार्यों में से एक है और इसका महत्व शायद ही अधिक हो। संचार के कुछ महत्व नीचे दिए गए हैं:
- एक संगठन में, प्रभावी संचार की कमी के कारण अधिकांश प्रबंधन समस्याएं उत्पन्न होती हैं। एक उचित संचार प्रणाली की मदद से गलतफहमी और गलत बयानी की संभावना को कम से कम किया जा सकता है।
- कर्मचारी संबंधों के प्रबंधन के लिए, सूचना का प्रभावी संचार आवश्यक है। संचार के बिना, एक प्रबंधक कर्मचारियों से काम नहीं करवा सकता।
- संगठन संचार में एक अच्छा मानवीय संबंध बनाए रखना महत्वपूर्ण है। प्रभावी संचार के साथ, एक प्रबंधक कर्मचारियों की कार्य कुशलता बढ़ा सकता है जो कम लागत पर उत्पादन भी बढ़ाता है।
- संचार के माध्यम से, कर्मचारी अपनी कार्य रिपोर्ट, टिप्पणियां और सुझाव अपने वरिष्ठों या प्रबंधन को सौंपते हैं। एक संगठन के पास एक प्रभावी और त्वरित निर्णय लेने की प्रणाली होनी चाहिए।
- संचार भी प्रेरणा के लिए एक बुनियादी उपकरण है, जो एक संगठन में कर्मचारियों के मनोबल में सुधार कर सकता है। संचार के माध्यम से, एक प्रबंधक कर्मचारियों को स्पष्ट कर सकता है कि क्या किया जाना है।