एक प्रबंधक अतीत के बारे में योजना नहीं बनाता है, लेकिन वह योजना की प्रक्रिया में प्रदर्शन के बाद निर्देशित होता है, इसके लिए संगठन में भविष्य की गतिविधियों को पेश करने की आवश्यकता होती है। योजना का प्रकृति और दायरा/क्षेत्र (Planning Nature and Scope), यह भविष्य के साथ संबंधित है जिसमें पूर्वानुमान शामिल है। इसलिए, हम कह सकते हैं कि भविष्य में योजना बनाने के लिए योजना का पूर्वानुमान और निर्णय लिया जा रहा है।
Terry के अनुसार,
"नियोजन तथ्यों का चयन और संबंधित है और भविष्य में प्रस्तावित गतिविधियों के विज़ुअलाइज़ेशन और निरूपण में मान्यताओं के निर्माण और उपयोग से वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए आवश्यक माना जाता है।"
योजन की प्रकृति को निम्नलिखित पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करके समझा जा सकता है:
नियोजन भविष्य और भविष्य के साथ, अपने स्वभाव से, अनिश्चित है। यद्यपि योजनाकार भविष्य की एक सूचित और बुद्धिमान अनुमान पर अपनी योजनाओं को आधार बनाता है, लेकिन भविष्य की घटनाओं के बारे में पहले से ही भविष्यवाणी नहीं की जा सकती है। नियोजन का यह पहलू इसे एक सतत प्रक्रिया बनाता है।
योजनाएं उद्देश्यों और उनकी प्राप्ति के साधनों से संबंधित भविष्य के इरादों का एक बयान है। वे अंतिम रूप से अधिग्रहण नहीं करते हैं क्योंकि उद्यम में आंतरिक और साथ ही बाहरी वातावरण में होने वाले परिवर्तनों के जवाब में उन्हें संशोधन करने की आवश्यकता होती है। इसलिए, नियोजन एक सतत प्रक्रिया होनी चाहिए और इसलिए कोई भी योजना अंतिम नहीं है, यह हमेशा एक संशोधन के अधीन है।
अपने लक्ष्यों और संचालन योजनाओं को निर्धारित करना प्रत्येक प्रबंधक की जिम्मेदारी है। ऐसा करने में, वह अपने लक्ष्यों और योजनाओं को अपने श्रेष्ठ के लक्ष्यों और योजनाओं के दायरे में बनाता है। इस प्रकार, नियोजन केवल शीर्ष प्रबंधन या नियोजन विभाग के कर्मचारियों की जिम्मेदारी नहीं है; वे सभी जो परिणामों की उपलब्धि के लिए जिम्मेदार हैं, भविष्य में योजना बनाने का दायित्व है।
हालांकि, उच्च स्तर पर प्रबंधक, उद्यम की अपेक्षाकृत बड़ी इकाई के लिए जिम्मेदार होने के नाते, अपने समय का एक बड़ा हिस्सा नियोजन के लिए समर्पित करते हैं, और उनकी योजनाओं का समय अवधि भी निम्न स्तरों पर प्रबंधकों की तुलना में अधिक समय तक रहता है। यह दर्शाता है कि नियोजन अधिक से अधिक महत्व प्राप्त करता है और भविष्य में कम प्रबंधन स्तरों की तुलना में उच्च स्तर तक जाता है।
पूरे संगठन के लिए योजनाएं सबसे पहले कॉर्पोरेट योजना कहलाती हैं। कॉर्पोरेट योजना विभागीय विभागीय और अनुभागीय लक्ष्यों के निर्माण के लिए रूपरेखा प्रदान करती है। इन संगठनात्मक घटकों में से प्रत्येक कार्यक्रम, परियोजनाओं, बजट, संसाधन आवश्यकताओं आदि को निर्धारित करते हुए अपनी योजनाओं को निर्धारित करता है। प्रत्येक निचले घटक की योजनाओं को क्रमिक रूप से उच्च घटक की योजनाओं में संयोजित किया जाता है जब तक कि कॉर्पोरेट योजना सभी घटक योजनाओं को समग्र रूप से एकीकृत नहीं करती ।
उदाहरण के लिए, उत्पादन विभाग में, प्रत्येक दुकान के अधीक्षक अपनी योजनाओं को निर्धारित करते हैं, जो क्रमिक रूप से सामान्य फोरमैन के रूप में एकीकृत होते हैं, प्रबंधक के और उत्पादन प्रबंधक की योजनाओं को काम करते हैं। सभी विभागीय योजनाओं को फिर कॉर्पोरेट योजना में एकीकृत किया जाता है। इस प्रकार, कॉर्पोरेट योजना, विभागीय / विभाग की योजना, अनुभागीय योजना और व्यक्तिगत मंगल की इकाई योजनाओं सहित योजनाओं का एक पदानुक्रम है।
योजना भविष्य में एक संगठन का निर्माण करती है, क्योंकि अतीत, वर्तमान और भविष्य एक श्रृंखला में बंधे हैं। एक संगठन के उद्देश्य, रणनीति, नीतियां और संचालन योजनाएं इसके भविष्य की प्रभावशीलता को प्रभावित करती हैं, क्योंकि वर्तमान में किए गए निर्णय और गतिविधियां भविष्य में उनके प्रभाव को जारी रखती हैं। कुछ योजनाएं निकट भविष्य को प्रभावित करती हैं, जबकि अन्य इसे लंबे समय में प्रभावित करते हैं।
उदाहरण के लिए, उत्पाद विविधीकरण या उत्पादन क्षमता की योजनाएं भविष्य में किसी कंपनी को लंबे समय तक प्रभावित करती हैं, और आसानी से प्रतिवर्ती नहीं होती हैं, जबकि भविष्य में अपेक्षाकृत कम कठिनाई के साथ इसके कार्यालय स्थानों के लेआउट से संबंधित योजनाओं को बदला जा सकता है। यह बेहतर और अधिक सावधान योजना की आवश्यकता पर केंद्रित है।
नियोजन उस कंपनी के लिए एक स्थिति प्राप्त करने के सचेत उद्देश्य के साथ किया जाता है जिसे अन्यथा पूरा नहीं किया जाएगा। इसलिए, योजना का उद्देश्य संगठनात्मक उद्देश्यों, नीतियों, उत्पादों, विपणन रणनीतियों और इसके बाद के बदलाव को दर्शाता है। हालांकि, अप्रत्याशित पर्यावरणीय परिवर्तनों से योजना स्वयं प्रभावित होती है। इसलिए, यह परीक्षा और पुन: परीक्षा, भविष्य के निरंतर पुनर्विचार, अधिक प्रभावी तरीकों की निरंतर खोज और बेहतर परिणामों की आवश्यकता है।
नियोजन इस प्रकार एक सर्वव्यापी, सतत और गतिशील प्रक्रिया है। यह सभी अधिकारियों को भविष्य का अनुमान लगाने और प्रत्याशित करने के लिए एक जिम्मेदारी देता है, संगठन को अपनी चुनौतियों से निपटने के लिए तैयार करने के साथ-साथ इसके द्वारा बनाए गए अवसरों का लाभ उठाता है, जबकि एक ही समय में, आज के पूर्व-निर्णय निर्णयों द्वारा कल की घटनाओं को प्रभावित करता है और कार्रवाई।
Terry के अनुसार,
"Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieved desired results."
"नियोजन तथ्यों का चयन और संबंधित है और भविष्य में प्रस्तावित गतिविधियों के विज़ुअलाइज़ेशन और निरूपण में मान्यताओं के निर्माण और उपयोग से वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए आवश्यक माना जाता है।"
योजना का प्रकृति और दायरा/क्षेत्र।
योजन की प्रकृति को निम्नलिखित पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करके समझा जा सकता है:
योजन एक सतत प्रक्रिया है।
नियोजन भविष्य और भविष्य के साथ, अपने स्वभाव से, अनिश्चित है। यद्यपि योजनाकार भविष्य की एक सूचित और बुद्धिमान अनुमान पर अपनी योजनाओं को आधार बनाता है, लेकिन भविष्य की घटनाओं के बारे में पहले से ही भविष्यवाणी नहीं की जा सकती है। नियोजन का यह पहलू इसे एक सतत प्रक्रिया बनाता है।
योजनाएं उद्देश्यों और उनकी प्राप्ति के साधनों से संबंधित भविष्य के इरादों का एक बयान है। वे अंतिम रूप से अधिग्रहण नहीं करते हैं क्योंकि उद्यम में आंतरिक और साथ ही बाहरी वातावरण में होने वाले परिवर्तनों के जवाब में उन्हें संशोधन करने की आवश्यकता होती है। इसलिए, नियोजन एक सतत प्रक्रिया होनी चाहिए और इसलिए कोई भी योजना अंतिम नहीं है, यह हमेशा एक संशोधन के अधीन है।
योजना सभी प्रबंधकों को चिंतित करती है।
अपने लक्ष्यों और संचालन योजनाओं को निर्धारित करना प्रत्येक प्रबंधक की जिम्मेदारी है। ऐसा करने में, वह अपने लक्ष्यों और योजनाओं को अपने श्रेष्ठ के लक्ष्यों और योजनाओं के दायरे में बनाता है। इस प्रकार, नियोजन केवल शीर्ष प्रबंधन या नियोजन विभाग के कर्मचारियों की जिम्मेदारी नहीं है; वे सभी जो परिणामों की उपलब्धि के लिए जिम्मेदार हैं, भविष्य में योजना बनाने का दायित्व है।
हालांकि, उच्च स्तर पर प्रबंधक, उद्यम की अपेक्षाकृत बड़ी इकाई के लिए जिम्मेदार होने के नाते, अपने समय का एक बड़ा हिस्सा नियोजन के लिए समर्पित करते हैं, और उनकी योजनाओं का समय अवधि भी निम्न स्तरों पर प्रबंधकों की तुलना में अधिक समय तक रहता है। यह दर्शाता है कि नियोजन अधिक से अधिक महत्व प्राप्त करता है और भविष्य में कम प्रबंधन स्तरों की तुलना में उच्च स्तर तक जाता है।
योजनाओं को एक पदानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है।
पूरे संगठन के लिए योजनाएं सबसे पहले कॉर्पोरेट योजना कहलाती हैं। कॉर्पोरेट योजना विभागीय विभागीय और अनुभागीय लक्ष्यों के निर्माण के लिए रूपरेखा प्रदान करती है। इन संगठनात्मक घटकों में से प्रत्येक कार्यक्रम, परियोजनाओं, बजट, संसाधन आवश्यकताओं आदि को निर्धारित करते हुए अपनी योजनाओं को निर्धारित करता है। प्रत्येक निचले घटक की योजनाओं को क्रमिक रूप से उच्च घटक की योजनाओं में संयोजित किया जाता है जब तक कि कॉर्पोरेट योजना सभी घटक योजनाओं को समग्र रूप से एकीकृत नहीं करती ।
उदाहरण के लिए, उत्पादन विभाग में, प्रत्येक दुकान के अधीक्षक अपनी योजनाओं को निर्धारित करते हैं, जो क्रमिक रूप से सामान्य फोरमैन के रूप में एकीकृत होते हैं, प्रबंधक के और उत्पादन प्रबंधक की योजनाओं को काम करते हैं। सभी विभागीय योजनाओं को फिर कॉर्पोरेट योजना में एकीकृत किया जाता है। इस प्रकार, कॉर्पोरेट योजना, विभागीय / विभाग की योजना, अनुभागीय योजना और व्यक्तिगत मंगल की इकाई योजनाओं सहित योजनाओं का एक पदानुक्रम है।
योजना भविष्य में एक संगठन के लिए प्रतिबद्ध है।
योजना भविष्य में एक संगठन का निर्माण करती है, क्योंकि अतीत, वर्तमान और भविष्य एक श्रृंखला में बंधे हैं। एक संगठन के उद्देश्य, रणनीति, नीतियां और संचालन योजनाएं इसके भविष्य की प्रभावशीलता को प्रभावित करती हैं, क्योंकि वर्तमान में किए गए निर्णय और गतिविधियां भविष्य में उनके प्रभाव को जारी रखती हैं। कुछ योजनाएं निकट भविष्य को प्रभावित करती हैं, जबकि अन्य इसे लंबे समय में प्रभावित करते हैं।
उदाहरण के लिए, उत्पाद विविधीकरण या उत्पादन क्षमता की योजनाएं भविष्य में किसी कंपनी को लंबे समय तक प्रभावित करती हैं, और आसानी से प्रतिवर्ती नहीं होती हैं, जबकि भविष्य में अपेक्षाकृत कम कठिनाई के साथ इसके कार्यालय स्थानों के लेआउट से संबंधित योजनाओं को बदला जा सकता है। यह बेहतर और अधिक सावधान योजना की आवश्यकता पर केंद्रित है।
योजना राज्यों के प्रतिवाद है।
नियोजन उस कंपनी के लिए एक स्थिति प्राप्त करने के सचेत उद्देश्य के साथ किया जाता है जिसे अन्यथा पूरा नहीं किया जाएगा। इसलिए, योजना का उद्देश्य संगठनात्मक उद्देश्यों, नीतियों, उत्पादों, विपणन रणनीतियों और इसके बाद के बदलाव को दर्शाता है। हालांकि, अप्रत्याशित पर्यावरणीय परिवर्तनों से योजना स्वयं प्रभावित होती है। इसलिए, यह परीक्षा और पुन: परीक्षा, भविष्य के निरंतर पुनर्विचार, अधिक प्रभावी तरीकों की निरंतर खोज और बेहतर परिणामों की आवश्यकता है।
नियोजन इस प्रकार एक सर्वव्यापी, सतत और गतिशील प्रक्रिया है। यह सभी अधिकारियों को भविष्य का अनुमान लगाने और प्रत्याशित करने के लिए एक जिम्मेदारी देता है, संगठन को अपनी चुनौतियों से निपटने के लिए तैयार करने के साथ-साथ इसके द्वारा बनाए गए अवसरों का लाभ उठाता है, जबकि एक ही समय में, आज के पूर्व-निर्णय निर्णयों द्वारा कल की घटनाओं को प्रभावित करता है और कार्रवाई।