नियंत्रण में महत्वपूर्ण कदम क्या हैं? नियंत्रण प्रबंधन प्रक्रिया का अंतिम कार्य है जो नियोजन, आयोजन, स्टाफ और निर्देशन के बाद किया जाता है। इसका महत्व तब स्पष्ट हो जाता है जब हम पाते हैं कि प्रबंधन के सभी कार्यों में इसकी आवश्यकता है। नियंत्रित करना गलतियों की जाँच करता है और हमें बताता है कि नई चुनौतियाँ कैसे मिल सकती हैं या सामना कर सकती हैं। संगठन की सफलता इस प्रकार प्रभावी नियंत्रण पर टिका है। नियंत्रण का महत्व क्या है?
अब, प्रत्येक को समझाओ;
संगठनों में प्रत्येक कार्य योजनाओं के साथ शुरू होता है, जो लक्ष्य, उद्देश्य या लक्ष्य प्राप्त करने के लिए होते हैं। इन के प्रकाश में, मानक स्थापित किए जाते हैं जो मापदंड हैं जिनके विरुद्ध वास्तविक परिणाम मापा जाता है। नियंत्रण उद्देश्यों के लिए मानक स्थापित करने के लिए, स्पष्ट रूप से और ठीक-ठीक परिणामों की पहचान करना आवश्यक है जो वांछित हैं। इन मानकों के बयान में सटीकता महत्वपूर्ण है कई क्षेत्रों में, महान परिशुद्धता संभव है।
हालांकि, कुछ क्षेत्रों में, मानक कम सटीक हैं। मानक सटीक हो सकते हैं यदि वे मात्रा में निर्धारित किए जाते हैं - भौतिक, जैसे उत्पादों की मात्रा, मानव-घंटे या मौद्रिक, जैसे लागत, राजस्व और निवेश। वे अन्य गुणात्मक शब्दों में भी हो सकते हैं, जो प्रदर्शन को मापते हैं। मानकों को निर्धारित करने के बाद, उपलब्धि या प्रदर्शन के स्तर के बारे में फैसला करना भी महत्वपूर्ण है, जिसे अच्छा या संतोषजनक माना जाएगा। किसी विशेष कार्य की कई विशेषताएं हैं जो अच्छे प्रदर्शन का निर्धारण करती हैं।
महत्वपूर्ण विशेषताएं, जिन्हें कुछ कार्यों के लिए किसी भी स्तर के प्रदर्शन का निर्धारण करते समय विचार किया जाना चाहिए:
व्यय उन सेवाओं या कार्यों को संदर्भित करता है, जो मात्रा में व्यक्त किए जा सकते हैं, उत्पादन के एक विशेष स्तर को प्राप्त करने के लिए संसाधन पूंजीगत व्यय, मानव संसाधन आदि का संदर्भ देते हैं, इन विशेषताओं की पहचान करने के बाद प्रत्येक विशेषता का वांछित स्तर निर्धारित किया जाता है। प्रदर्शन का वांछित स्तर उचित और व्यवहार्य होना चाहिए। स्तर में लचीलेपन की कुछ मात्रा भी होनी चाहिए और रेंज के संदर्भ में कहा जाना चाहिए - अधिकतम और न्यूनतम।
नियंत्रण मानक सबसे प्रभावी होते हैं जब वे किसी विशिष्ट व्यक्ति के प्रदर्शन से संबंधित होते हैं क्योंकि किसी विशेष व्यक्ति को विशिष्ट परिणामों के लिए जिम्मेदार बनाया जा सकता है। हालांकि, कभी-कभी वांछित परिणाम के लिए जवाबदेही इतनी आसानी से नहीं सौंपी जाती है; उदाहरण के लिए, इन्वेंट्री में निवेश से संबंधित निर्णय खरीद, उत्पादन की दर और बिक्री से प्रभावित होता है। ऐसी स्थिति में, जहां कोई भी व्यक्ति आविष्कारों के स्तर के लिए जवाबदेह नहीं है, एक आदमी द्वारा किए जा रहे प्रत्येक कदम के लिए मानक निर्धारित किए जा सकते हैं।
नियंत्रण प्रक्रिया में दूसरा बड़ा कदम प्रदर्शन का माप है। कदम में नियंत्रण मानकों के संदर्भ में काम के संबंध में प्रदर्शन को मापना शामिल है। मानकों की उपस्थिति का तात्पर्य मौजूदा स्थितियों की प्रकृति को देखने और समझने और नियंत्रण की डिग्री प्राप्त करने की एक समान क्षमता से है।
मानकों के खिलाफ प्रदर्शन का माप भविष्य के आधार पर होना चाहिए, ताकि विचलन को उनकी वास्तविक घटना के अग्रिम में पता लगाया जा सके और उचित कार्यों से बचा जा सके: यदि मानकों का सही तरीके से निर्धारण किया जाता है, तो वास्तविक या अपेक्षित प्रदर्शन का मूल्यांकन एक आसान काम हो जाता है। माप प्रदर्शन जो भौतिक और मौद्रिक शब्दों में व्यक्त किया जा सकता है, जैसे कि उत्पादन इकाइयाँ, बिक्री की मात्रा, लाभ, आदि आसानी से और सटीक औसत दर्जे का हो सकता है।
प्रदर्शन, जो गुणात्मक और अमूर्त है, जैसे कि मानवीय संबंध, कर्मचारी मनोबल, आदि को ठीक से नहीं मापा जा सकता है। इस तरह के उद्देश्यों के लिए, मनोवैज्ञानिक परीक्षण और राय सर्वेक्षण जैसी तकनीकों को लागू किया जा सकता है। इस तरह की तकनीक सहज ज्ञान युक्त निर्णय और अनुभव पर भारी पड़ती है, और ये उपकरण सटीक से बहुत दूर हैं। पीटर ड्रकर के अनुसार, व्यवसाय के सभी प्रमुख क्षेत्रों में स्पष्ट और सामान्य माप होना बहुत ही वांछनीय है। यह आवश्यक नहीं है कि माप कठोरता से मात्रात्मक हो।
उनकी राय में, मूर्त और अमूर्त प्रदर्शन को मापने के लिए, माप होना चाहिए;
नियंत्रण में महत्वपूर्ण कदम क्या हैं? (Controlling important Steps Hindi)
नियंत्रित करने के विभिन्न चरणों को महत्वपूर्ण चार भागों में वर्गीकृत किया जा सकता है:- नियंत्रण मानकों की स्थापना।
- प्रदर्शन का मापन।
- प्रदर्शन और मानकों और संचार के बीच तुलना, और।
- मानकों से विचलन का सुधार।
अब, प्रत्येक को समझाओ;
नियंत्रण मानकों की स्थापना (Establishment of Control Standards):
संगठनों में प्रत्येक कार्य योजनाओं के साथ शुरू होता है, जो लक्ष्य, उद्देश्य या लक्ष्य प्राप्त करने के लिए होते हैं। इन के प्रकाश में, मानक स्थापित किए जाते हैं जो मापदंड हैं जिनके विरुद्ध वास्तविक परिणाम मापा जाता है। नियंत्रण उद्देश्यों के लिए मानक स्थापित करने के लिए, स्पष्ट रूप से और ठीक-ठीक परिणामों की पहचान करना आवश्यक है जो वांछित हैं। इन मानकों के बयान में सटीकता महत्वपूर्ण है कई क्षेत्रों में, महान परिशुद्धता संभव है।
हालांकि, कुछ क्षेत्रों में, मानक कम सटीक हैं। मानक सटीक हो सकते हैं यदि वे मात्रा में निर्धारित किए जाते हैं - भौतिक, जैसे उत्पादों की मात्रा, मानव-घंटे या मौद्रिक, जैसे लागत, राजस्व और निवेश। वे अन्य गुणात्मक शब्दों में भी हो सकते हैं, जो प्रदर्शन को मापते हैं। मानकों को निर्धारित करने के बाद, उपलब्धि या प्रदर्शन के स्तर के बारे में फैसला करना भी महत्वपूर्ण है, जिसे अच्छा या संतोषजनक माना जाएगा। किसी विशेष कार्य की कई विशेषताएं हैं जो अच्छे प्रदर्शन का निर्धारण करती हैं।
महत्वपूर्ण विशेषताएं, जिन्हें कुछ कार्यों के लिए किसी भी स्तर के प्रदर्शन का निर्धारण करते समय विचार किया जाना चाहिए:
- आउटपुट।
- व्यय, और।
- संसाधन।
व्यय उन सेवाओं या कार्यों को संदर्भित करता है, जो मात्रा में व्यक्त किए जा सकते हैं, उत्पादन के एक विशेष स्तर को प्राप्त करने के लिए संसाधन पूंजीगत व्यय, मानव संसाधन आदि का संदर्भ देते हैं, इन विशेषताओं की पहचान करने के बाद प्रत्येक विशेषता का वांछित स्तर निर्धारित किया जाता है। प्रदर्शन का वांछित स्तर उचित और व्यवहार्य होना चाहिए। स्तर में लचीलेपन की कुछ मात्रा भी होनी चाहिए और रेंज के संदर्भ में कहा जाना चाहिए - अधिकतम और न्यूनतम।
नियंत्रण मानक सबसे प्रभावी होते हैं जब वे किसी विशिष्ट व्यक्ति के प्रदर्शन से संबंधित होते हैं क्योंकि किसी विशेष व्यक्ति को विशिष्ट परिणामों के लिए जिम्मेदार बनाया जा सकता है। हालांकि, कभी-कभी वांछित परिणाम के लिए जवाबदेही इतनी आसानी से नहीं सौंपी जाती है; उदाहरण के लिए, इन्वेंट्री में निवेश से संबंधित निर्णय खरीद, उत्पादन की दर और बिक्री से प्रभावित होता है। ऐसी स्थिति में, जहां कोई भी व्यक्ति आविष्कारों के स्तर के लिए जवाबदेह नहीं है, एक आदमी द्वारा किए जा रहे प्रत्येक कदम के लिए मानक निर्धारित किए जा सकते हैं।
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प्रदर्शन का मापन (Measurement of Performance):
नियंत्रण प्रक्रिया में दूसरा बड़ा कदम प्रदर्शन का माप है। कदम में नियंत्रण मानकों के संदर्भ में काम के संबंध में प्रदर्शन को मापना शामिल है। मानकों की उपस्थिति का तात्पर्य मौजूदा स्थितियों की प्रकृति को देखने और समझने और नियंत्रण की डिग्री प्राप्त करने की एक समान क्षमता से है।
मानकों के खिलाफ प्रदर्शन का माप भविष्य के आधार पर होना चाहिए, ताकि विचलन को उनकी वास्तविक घटना के अग्रिम में पता लगाया जा सके और उचित कार्यों से बचा जा सके: यदि मानकों का सही तरीके से निर्धारण किया जाता है, तो वास्तविक या अपेक्षित प्रदर्शन का मूल्यांकन एक आसान काम हो जाता है। माप प्रदर्शन जो भौतिक और मौद्रिक शब्दों में व्यक्त किया जा सकता है, जैसे कि उत्पादन इकाइयाँ, बिक्री की मात्रा, लाभ, आदि आसानी से और सटीक औसत दर्जे का हो सकता है।
प्रदर्शन, जो गुणात्मक और अमूर्त है, जैसे कि मानवीय संबंध, कर्मचारी मनोबल, आदि को ठीक से नहीं मापा जा सकता है। इस तरह के उद्देश्यों के लिए, मनोवैज्ञानिक परीक्षण और राय सर्वेक्षण जैसी तकनीकों को लागू किया जा सकता है। इस तरह की तकनीक सहज ज्ञान युक्त निर्णय और अनुभव पर भारी पड़ती है, और ये उपकरण सटीक से बहुत दूर हैं। पीटर ड्रकर के अनुसार, व्यवसाय के सभी प्रमुख क्षेत्रों में स्पष्ट और सामान्य माप होना बहुत ही वांछनीय है। यह आवश्यक नहीं है कि माप कठोरता से मात्रात्मक हो।
उनकी राय में, मूर्त और अमूर्त प्रदर्शन को मापने के लिए, माप होना चाहिए;
- स्पष्ट, सरल और तर्कसंगत।
- प्रासंगिक।
- प्रत्यक्ष ध्यान और प्रयास, और।
- विश्वसनीय, आत्म-घोषणा, और जटिल व्याख्या या दार्शनिक चर्चा के बिना समझ में आता है।
वास्तविक और मानक प्रदर्शन की तुलना (Comparison between performance and standards and communication):
नियंत्रण प्रक्रिया में तीसरा बड़ा कदम वास्तविक और मानक प्रदर्शन की तुलना है।
इसमें दो चरण शामिल हैं:
- विचलन की सीमा का पता लगाना, और।
- ऐसे विचलन के कारणों की पहचान करना।
जब पर्याप्त मानक विकसित किए जाते हैं और वास्तविक प्रदर्शन को सही ढंग से मापा जाता है, तो कोई भी भिन्नता स्पष्ट रूप से प्रकट होगी। प्रबंधन के पास कार्य प्रदर्शन, डेटा, चार्ट, ग्राफ और लिखित रिपोर्ट से संबंधित जानकारी हो सकती है, इसके अलावा व्यक्तिगत अवलोकन के अलावा संगठन के विभिन्न क्षेत्रों में प्रदर्शन के बारे में सूचित करने के लिए।
इस तरह के प्रदर्शन की तुलना मानक एक के साथ की जाती है ताकि पता लगाया जा सके कि संगठन के विभिन्न खंड और व्यक्ति सही दिशा में प्रगति कर रहे हैं या नहीं। जब मानकों को हासिल किया जाता है, तो आगे कोई प्रबंधकीय कार्रवाई आवश्यक नहीं होती है और नियंत्रण प्रक्रिया पूरी हो जाती है। हालाँकि, मानकों को सभी मामलों में प्राप्त नहीं किया जा सकता है और भिन्नताओं की सीमा एक मामले से दूसरे मामले में भिन्न हो सकती है।
स्वाभाविक रूप से, प्रबंधन को यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि मानकों के साथ सख्त अनुपालन की आवश्यकता है या भिन्नता की एक अनुमेय सीमा होनी चाहिए। वास्तव में, इस तरह के बदलावों को निर्धारित करने के लिए कोई समान व्यवहार नहीं हो सकता है। इस तरह की विविधताएँ गतिविधि के प्रकार पर निर्भर करती हैं। उदाहरण के लिए, इंजीनियरिंग उत्पादों में बहुत भिन्नता अन्य गतिविधियों में व्यापक भिन्नता से महत्वपूर्ण हो सकती है।
जब मानक और वास्तविक प्रदर्शन के बीच विचलन निर्धारित सीमा से परे है, तो एक विश्लेषण ऐसे विचलन के कारणों से बनता है। नियंत्रण और नियोजन उद्देश्यों के लिए, विविधताओं के संगणना के साथ-साथ विविधताओं के कारणों का पता लगाना महत्वपूर्ण है क्योंकि इस तरह के विश्लेषण से नियंत्रण नियंत्रण कार्रवाई करने में प्रबंधन में मदद मिलती है।
विश्लेषण उन कारणों को इंगित करेगा, जो जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा नियंत्रित किए जाते हैं। ऐसे मामले में, संबंधित व्यक्ति आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई करेगा। हालाँकि, अगर विविधता अनियंत्रित कारकों के कारण होती है, तो संबंधित व्यक्ति को जिम्मेदार नहीं ठहराया जा सकता है और वह कोई कार्रवाई नहीं कर सकता है। प्रदर्शन का मापन, विचलन का विश्लेषण और उनके कारणों का कोई फायदा नहीं हो सकता है जब तक कि ये उस व्यक्ति को सूचित नहीं किए जाते हैं जो सुधारात्मक कार्रवाई कर सकते हैं।
इस तरह के संचार को आम तौर पर प्रदर्शन मानक, वास्तविक प्रदर्शन, उन दो सहिष्णुता सीमाओं के बीच विचलन, और विचलन के कारणों को दर्शाने वाली रिपोर्ट के रूप में प्रस्तुत किया जाता है। जितनी जल्दी हो सके, नियंत्रण जानकारी युक्त रिपोर्ट उस व्यक्ति को भेजी जानी चाहिए, जिसके प्रदर्शन को मापा और नियंत्रित किया जा रहा है।
अंतर्निहित दर्शन यह है कि जो व्यक्ति नौकरी के लिए जिम्मेदार है, वह अपनी कार्रवाई से अंतिम परिणामों पर बेहतर प्रभाव डाल सकता है। नियंत्रण रिपोर्ट का सारांश बेहतर संबंधित को दिया जाना चाहिए क्योंकि नौकरी पर मौजूद व्यक्ति को प्रदर्शन को बेहतर बनाने में अपने श्रेष्ठ की मदद की आवश्यकता हो सकती है या उसे अपनी विफलता के लिए चेतावनी की आवश्यकता हो सकती है।
इसके अलावा, अन्य लोग जो नियंत्रण रिपोर्ट में रुचि रख सकते हैं;
- कार्यकारी अधिकारी नई योजनाओं को तैयार करने में लगे हुए हैं, और।
- कर्मचारी कर्मियों से संपर्क करने पर नियंत्रण के तहत गतिविधि के बारे में कोई सलाह देने के लिए नियंत्रण जानकारी से परिचित होने की उम्मीद है।
विचलन का सुधार (Correction of deviations from standards):
यह नियंत्रण प्रक्रिया का अंतिम चरण है, जिसके लिए यह आवश्यक है कि सिस्टम या संचालन में नियंत्रण की वांछित डिग्री बनाए रखने के लिए कार्रवाई की जाए। एक संगठन एक स्व-विनियमन प्रणाली नहीं है जैसे कि थर्मोस्टेट जो इंजीनियरिंग डिजाइन द्वारा वहां संतुलन की स्थिति में काम करता है। एक व्यावसायिक संगठन में, इस प्रकार का स्वचालित नियंत्रण स्थापित नहीं किया जा सकता है क्योंकि मौजूद मामलों की स्थिति कुल पर्यावरण में बहुत सारे कारकों का परिणाम है। इस प्रकार, नियंत्रण बनाए रखने के लिए कुछ अतिरिक्त क्रियाओं की आवश्यकता होती है।
ऐसी नियंत्रण कार्रवाई हो सकती है;
- इस तरह की समीक्षा के आधार पर योजनाओं और लक्ष्यों की समीक्षा करें और उसमें बदलाव करें।
- कार्यों के असाइनमेंट में परिवर्तन।
- दिशा की मौजूदा तकनीकों में भिन्न।
- संगठन संरचना में परिवर्तन; नई सुविधाओं के लिए प्रावधान इत्यादि।
वास्तव में, विचलन का सुधार प्रबंधन नियंत्रण प्रक्रिया का एक कदम है, जिसमें प्रबंधकीय कार्यों के सभी या कुछ शामिल हो सकते हैं। इसके कारण, कई लोग यह मानते हैं कि विचलन को सही करना नियंत्रण प्रक्रिया का एक कदम नहीं है। यह वह चरण है जहां अन्य प्रबंधकीय कार्य किए जाते हैं। कॉन्टोज़ और ओ'डॉनेल ने इस बात पर जोर दिया है कि अन्य के साथ नियंत्रण समारोह का ओवरलैप केवल प्रबंधक की नौकरी की एकता को प्रदर्शित करता है। यह एक एकीकृत प्रणाली होने के लिए प्रबंध प्रक्रिया को दर्शाता है।