नियंत्रण का महत्व क्या है? नियंत्रण प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण और अनिवार्य हिस्सा है। उचित नियंत्रण संगठन के काम में सुगमता लाता है। नियंत्रण गलतियों को जाँचने में मदद करता है और हमें बताता है कि नई चुनौतियों का सामना या सामना कैसे किया जा सकता है। नियंत्रण के बिना, तंत्र की उचित व्यवस्था, प्रबंधन प्रक्रिया अधूरी होगी। नियंत्रण अधीनस्थ को जांच के दायरे में रखता है और उनके बीच अनुशासन लाता है। यह गलतियों की संभावना को कम करता है जो भविष्य में निवारक कदम प्रदान करके दोहराए जा सकते हैं।
संगठन विभिन्न कार्यों के माध्यम से अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने का प्रयास करते हैं। इस दृष्टिकोण से, सभी उद्देश्य संगठनात्मक उद्देश्यों की उपलब्धि की ओर ले जाते हैं। हालाँकि, संगठनों को यह भी देखना होगा कि वे अपने उद्देश्यों को प्राप्त कर रहे हैं या नहीं।
इस प्रकार नियंत्रण एक संगठन या प्रबंधक की एक एकीकृत कार्रवाई है। यह निम्नलिखित दिशाओं में सहायता प्रदान करता है;
एक नियंत्रण प्रणाली संगठनात्मक संचालन में समायोजन के रूप में कार्य करती है। हर संगठन के कुछ उद्देश्य होते हैं जिन्हें प्राप्त करना नियंत्रण का आधार बन जाता है। यह न केवल उद्देश्य के लिए पर्याप्त है, बल्कि यह सुनिश्चित करने के लिए भी है कि इन उद्देश्यों को विभिन्न कार्यों द्वारा प्राप्त किया जा रहा है।
नियंत्रण इस सुराग का पता लगाता है कि क्या योजनाएं देखी जा रही हैं और उद्देश्यों के प्रति उपयुक्त प्रगति की जा रही है, और यदि आवश्यक हो, तो किसी भी विचलन को ठीक करने के लिए अभिनय किया जा रहा है। इसके परिणामस्वरूप संगठनात्मक उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए कार्रवाई अधिक उपयुक्त हो सकती है।
संगठन पर विभिन्न नीतियां नियंत्रण की आवश्यकता उत्पन्न करती हैं। संगठनात्मक कामकाज के लिए, प्रबंधक कुछ नीतियों और अन्य नियोजन तत्वों को निर्धारित करते हैं, जो बाद में नियंत्रण का आधार और कारण बन जाते हैं। वे इस अर्थ में आधार बनते हैं कि इन रोशनी में संगठनात्मक प्रदर्शन की समीक्षा की जाती है। वे नियंत्रण का कारण भी बन जाते हैं, क्योंकि इनके माध्यम से, एक संगठन यह कोशिश करता है कि उसके विभिन्न व्यक्ति इस तरह के ढांचे का पालन करें। इस प्रक्रिया में, संगठन और उसके प्रबंधन विभिन्न नीतियों की गुणवत्ता को सत्यापित कर सकते हैं।
प्रत्येक संगठन में, विभिन्न व्यक्तियों को गतिविधियों के असाइनमेंट के माध्यम से प्रबंधकीय जिम्मेदारी बनाई जाती है। यह प्रक्रिया शीर्ष स्तर से शुरू होती है और निचले स्तरों पर जाती है। हालाँकि, जब कोई प्रबंधक अपने अधीनस्थों को कुछ गतिविधियाँ सौंपता है, तो वह अपने अंतिम प्रदर्शन के लिए गतिविधियों के उस हिस्से के लिए ज़िम्मेदार रहता है।
यह काफी स्वाभाविक है कि जब कोई व्यक्ति अपने अधीनस्थों के प्रदर्शन के लिए जिम्मेदार होता है, तो उसे उन पर कुछ नियंत्रण करना चाहिए। इस प्रकार, संगठन के बहुत ही मूल स्वभाव के कारण नियंत्रण आवश्यक है। बड़े संगठनों में, कई व्यक्ति संगठनात्मक उद्देश्यों में योगदान करते हैं।
कुशल प्रदर्शन के लिए, उन्हें एक पदानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है, जो पूरे संगठन में एक बेहतर अधीनस्थ संबंध बनाता है। चूंकि प्रत्येक श्रेष्ठ अपने मातहतों की गतिविधियों के लिए भी जिम्मेदार होता है, नियंत्रण पूरे संगठन में होता है, जो शीर्ष स्तर पर शुरू होता है, एकमात्र अंतर प्रकृति और नियंत्रण का दायरा होता है।
नियंत्रण प्रक्रिया बेहतर प्रदर्शन के लिए व्यक्तियों पर मनोवैज्ञानिक दबाव डालती है। व्यक्तियों का प्रदर्शन उनके लिए निर्धारित लक्ष्यों के आलोक में मूल्यांकन कर रहा है। एक व्यक्ति को बेहतर प्रदर्शन करने की संभावना है यदि वह जानता है कि उसका प्रदर्शन मूल्यांकन करेगा। वह अपने लिए तय मानकों के अनुसार परिणाम प्राप्त करने के लिए दबाव महसूस कर सकता है।
यह प्रदर्शन के आधार पर इनाम और सजा द्वारा आगे पूरक है। चूंकि प्रदर्शन माप नियंत्रण प्रक्रिया के मूल तत्वों में से एक है, यह सुनिश्चित करता है कि संगठन का प्रत्येक व्यक्ति अपनी अधिकतम क्षमता में योगदान देता है।
हालांकि समन्वय प्रबंधन का सार है और सभी प्रबंधकीय कार्यों के उचित प्रदर्शन के माध्यम से प्राप्त कर रहा है, नियंत्रण इस पहलू को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करता है। नियंत्रण प्रणाली इस तरह से डिज़ाइन की गई हैं कि वे न केवल एक प्रबंधक की परिचालन जिम्मेदारी पर बल्कि उसकी अंतिम जिम्मेदारी पर भी ध्यान केंद्रित करते हैं।
यह एक प्रबंधक को अपने अधीनस्थों की गतिविधियों को इस तरह समन्वयित करने के लिए मजबूर करता है कि उनमें से प्रत्येक श्रेष्ठ के उद्देश्यों के प्रति सकारात्मक योगदान देता है। चूंकि यह पूरे संगठन में चलता है, इसलिए संगठन में एक पूरे के रूप में समन्वय प्राप्त होता है।
उचित नियंत्रण संगठनात्मक दक्षता और प्रभावशीलता सुनिश्चित करता है। नियंत्रण के विभिन्न कारक, अर्थात्, प्रबंधकों को जिम्मेदार बनाना, उन्हें उच्च प्रदर्शन के लिए प्रेरित करना और उनके प्रदर्शन में समन्वय प्राप्त करना, नियंत्रण यह सुनिश्चित करता है कि संगठन कुशलता से काम करता है।
नियंत्रण प्रणाली के कारण संगठन भी प्रभावशीलता की ओर बढ़ता है। यह संगठन प्रभावी है यदि यह अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने में सक्षम है। चूंकि नियंत्रण संगठनात्मक उद्देश्यों की उपलब्धि पर केंद्रित है, इसलिए यह आवश्यक रूप से संगठनात्मक प्रभावशीलता की ओर जाता है।
संगठन में नियंत्रण प्रणाली की भूमिका निभाने वाली विभिन्न भूमिकाओं को देखते हुए, प्रबंधन को एक नियंत्रण प्रणाली तैयार करनी चाहिए जो प्रभावी रूप से संगठन की मांगों को पूरा करती है: प्रबंधक ऐसा कर सकता है यदि उसे प्रभावी नियंत्रण प्रणाली की आवश्यक विशेषताओं के बारे में पता हो।
नियंत्रण का महत्व (Importance of Controlling):
संगठन विभिन्न कार्यों के माध्यम से अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने का प्रयास करते हैं। इस दृष्टिकोण से, सभी उद्देश्य संगठनात्मक उद्देश्यों की उपलब्धि की ओर ले जाते हैं। हालाँकि, संगठनों को यह भी देखना होगा कि वे अपने उद्देश्यों को प्राप्त कर रहे हैं या नहीं।
इस प्रकार नियंत्रण एक संगठन या प्रबंधक की एक एकीकृत कार्रवाई है। यह निम्नलिखित दिशाओं में सहायता प्रदान करता है;
संचालन समायोजन (Operations Adjustments):
एक नियंत्रण प्रणाली संगठनात्मक संचालन में समायोजन के रूप में कार्य करती है। हर संगठन के कुछ उद्देश्य होते हैं जिन्हें प्राप्त करना नियंत्रण का आधार बन जाता है। यह न केवल उद्देश्य के लिए पर्याप्त है, बल्कि यह सुनिश्चित करने के लिए भी है कि इन उद्देश्यों को विभिन्न कार्यों द्वारा प्राप्त किया जा रहा है।
नियंत्रण इस सुराग का पता लगाता है कि क्या योजनाएं देखी जा रही हैं और उद्देश्यों के प्रति उपयुक्त प्रगति की जा रही है, और यदि आवश्यक हो, तो किसी भी विचलन को ठीक करने के लिए अभिनय किया जा रहा है। इसके परिणामस्वरूप संगठनात्मक उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए कार्रवाई अधिक उपयुक्त हो सकती है।
नीति का सत्यापन (Policy Verification):
संगठन पर विभिन्न नीतियां नियंत्रण की आवश्यकता उत्पन्न करती हैं। संगठनात्मक कामकाज के लिए, प्रबंधक कुछ नीतियों और अन्य नियोजन तत्वों को निर्धारित करते हैं, जो बाद में नियंत्रण का आधार और कारण बन जाते हैं। वे इस अर्थ में आधार बनते हैं कि इन रोशनी में संगठनात्मक प्रदर्शन की समीक्षा की जाती है। वे नियंत्रण का कारण भी बन जाते हैं, क्योंकि इनके माध्यम से, एक संगठन यह कोशिश करता है कि उसके विभिन्न व्यक्ति इस तरह के ढांचे का पालन करें। इस प्रक्रिया में, संगठन और उसके प्रबंधन विभिन्न नीतियों की गुणवत्ता को सत्यापित कर सकते हैं।
प्रबंधकीय की जिम्मेदारी (Managerial Responsibility):
प्रत्येक संगठन में, विभिन्न व्यक्तियों को गतिविधियों के असाइनमेंट के माध्यम से प्रबंधकीय जिम्मेदारी बनाई जाती है। यह प्रक्रिया शीर्ष स्तर से शुरू होती है और निचले स्तरों पर जाती है। हालाँकि, जब कोई प्रबंधक अपने अधीनस्थों को कुछ गतिविधियाँ सौंपता है, तो वह अपने अंतिम प्रदर्शन के लिए गतिविधियों के उस हिस्से के लिए ज़िम्मेदार रहता है।
यह काफी स्वाभाविक है कि जब कोई व्यक्ति अपने अधीनस्थों के प्रदर्शन के लिए जिम्मेदार होता है, तो उसे उन पर कुछ नियंत्रण करना चाहिए। इस प्रकार, संगठन के बहुत ही मूल स्वभाव के कारण नियंत्रण आवश्यक है। बड़े संगठनों में, कई व्यक्ति संगठनात्मक उद्देश्यों में योगदान करते हैं।
कुशल प्रदर्शन के लिए, उन्हें एक पदानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है, जो पूरे संगठन में एक बेहतर अधीनस्थ संबंध बनाता है। चूंकि प्रत्येक श्रेष्ठ अपने मातहतों की गतिविधियों के लिए भी जिम्मेदार होता है, नियंत्रण पूरे संगठन में होता है, जो शीर्ष स्तर पर शुरू होता है, एकमात्र अंतर प्रकृति और नियंत्रण का दायरा होता है।
मनोवैज्ञानिक दबाव (Psychological Pressure):
नियंत्रण प्रक्रिया बेहतर प्रदर्शन के लिए व्यक्तियों पर मनोवैज्ञानिक दबाव डालती है। व्यक्तियों का प्रदर्शन उनके लिए निर्धारित लक्ष्यों के आलोक में मूल्यांकन कर रहा है। एक व्यक्ति को बेहतर प्रदर्शन करने की संभावना है यदि वह जानता है कि उसका प्रदर्शन मूल्यांकन करेगा। वह अपने लिए तय मानकों के अनुसार परिणाम प्राप्त करने के लिए दबाव महसूस कर सकता है।
यह प्रदर्शन के आधार पर इनाम और सजा द्वारा आगे पूरक है। चूंकि प्रदर्शन माप नियंत्रण प्रक्रिया के मूल तत्वों में से एक है, यह सुनिश्चित करता है कि संगठन का प्रत्येक व्यक्ति अपनी अधिकतम क्षमता में योगदान देता है।
समन्वय निष्क्रियता (Coordination inaction):
हालांकि समन्वय प्रबंधन का सार है और सभी प्रबंधकीय कार्यों के उचित प्रदर्शन के माध्यम से प्राप्त कर रहा है, नियंत्रण इस पहलू को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करता है। नियंत्रण प्रणाली इस तरह से डिज़ाइन की गई हैं कि वे न केवल एक प्रबंधक की परिचालन जिम्मेदारी पर बल्कि उसकी अंतिम जिम्मेदारी पर भी ध्यान केंद्रित करते हैं।
यह एक प्रबंधक को अपने अधीनस्थों की गतिविधियों को इस तरह समन्वयित करने के लिए मजबूर करता है कि उनमें से प्रत्येक श्रेष्ठ के उद्देश्यों के प्रति सकारात्मक योगदान देता है। चूंकि यह पूरे संगठन में चलता है, इसलिए संगठन में एक पूरे के रूप में समन्वय प्राप्त होता है।
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| नियंत्रण का महत्व क्या है? (Controlling Importance Hindi) #Pixabay. |
संगठनात्मक दक्षता और प्रभावशीलता (Organizational Efficiency and Effectiveness):
उचित नियंत्रण संगठनात्मक दक्षता और प्रभावशीलता सुनिश्चित करता है। नियंत्रण के विभिन्न कारक, अर्थात्, प्रबंधकों को जिम्मेदार बनाना, उन्हें उच्च प्रदर्शन के लिए प्रेरित करना और उनके प्रदर्शन में समन्वय प्राप्त करना, नियंत्रण यह सुनिश्चित करता है कि संगठन कुशलता से काम करता है।
नियंत्रण प्रणाली के कारण संगठन भी प्रभावशीलता की ओर बढ़ता है। यह संगठन प्रभावी है यदि यह अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने में सक्षम है। चूंकि नियंत्रण संगठनात्मक उद्देश्यों की उपलब्धि पर केंद्रित है, इसलिए यह आवश्यक रूप से संगठनात्मक प्रभावशीलता की ओर जाता है।
संगठन में नियंत्रण प्रणाली की भूमिका निभाने वाली विभिन्न भूमिकाओं को देखते हुए, प्रबंधन को एक नियंत्रण प्रणाली तैयार करनी चाहिए जो प्रभावी रूप से संगठन की मांगों को पूरा करती है: प्रबंधक ऐसा कर सकता है यदि उसे प्रभावी नियंत्रण प्रणाली की आवश्यक विशेषताओं के बारे में पता हो।