नियंत्रण प्रबंधन के अन्य कार्यों से निकटता से संबंधित है क्योंकि नियंत्रण अन्य कार्यों से प्रभावित हो सकता है और अन्य कार्यों को भी प्रभावित कर सकता है। अक्सर यह कहा जाता है कि नियोजन आधार है, क्रिया सार है, प्रतिनिधिमंडल कुंजी है, और जानकारी नियंत्रण के लिए मार्गदर्शिका है। प्रबंधन के अन्य कार्यों के साथ नियंत्रण का संबंध (Controlling relationship with other Management Functions);
यह दर्शाता है कि कैसे नियंत्रण प्रबंधन के अन्य कार्यों से निकटता से संबंधित है। वास्तव में, प्रबंध प्रक्रिया एक एकीकृत प्रणाली है और सभी प्रबंधकीय कार्य परस्पर और अन्योन्याश्रित हैं। जब संगठन में नियंत्रण मौजूद होता है, तो लोग जानते हैं: वे उन लक्ष्यों के लिए क्या प्रयास कर रहे हैं, वे लक्ष्यों के संबंध में क्या कर रहे हैं, और उनके प्रदर्शन को संतोषजनक स्तर पर रखने के लिए किन बदलावों की आवश्यकता है।
प्रमुख प्रबंधकीय कार्यों के साथ नियंत्रण का संबंध निम्नानुसार वर्णित किया जा सकता है:
नियोजन इस अर्थ में नियंत्रण का आधार है कि यह संपूर्ण स्पेक्ट्रम प्रदान करता है जिस पर नियंत्रण कार्य आधारित है। वास्तव में, इन दोनों शब्दों का उपयोग अक्सर विभाग के पदनाम में किया जाता है, जो उत्पादन नियोजन, शेड्यूलिंग और रूटिंग को वहन करता है। यह जोर देता है कि एक योजना है, जो संगठन में व्यवहार और गतिविधियों को निर्देशित करती है।
नियंत्रण इस व्यवहार और गतिविधियों को मापता है और यदि कोई हो तो विचलन को दूर करने के उपाय सुझाता है। नियंत्रण कुछ लक्ष्यों और मानकों के अस्तित्व का तात्पर्य है। नियोजन प्रक्रिया इन लक्ष्यों को प्रदान करती है। नियंत्रण विशेष योजनाओं, लक्ष्यों या नीतियों का परिणाम है। इस प्रकार, योजना की पेशकश और नियंत्रण को प्रभावित करता है। इस प्रकार, नियोजन और नियंत्रण के बीच पारस्परिक संबंध है।
इस प्रकार नियोजन के विभिन्न तत्व उद्देश्य और अपेक्षा और लक्ष्य प्राप्त करने वाले साधनों को प्रदान करते हैं। वे लक्ष्यों के खिलाफ की गई प्रगति, और एक एकीकृत पैटर्न में नए निर्णयों और कार्यों के लिए एक सामान्य रूपरेखा की रिपोर्टिंग के लिए एक साधन प्रदान करते हैं। प्रभावी नियंत्रण को लागू करने के लिए उचित रूप से कल्पना की गई योजना महत्वपूर्ण तत्व बन जाती है।
सार के रूप में क्रिया/कार्रवाई, नियंत्रण मूल रूप से जोर देता है कि मानकों और वास्तविक परिणामों के बीच पाए जाने वाले विचलन को सही करने के लिए क्या कार्रवाई की जा सकती है। नियोजन प्रक्रिया द्वारा निर्धारित संगठनात्मक उद्देश्यों पर पहुंचने के लिए प्रबंधकीय प्रक्रिया का पूरा अभ्यास किया जाता है।
इस उद्देश्य के लिए, क्रियाएं और आगे की क्रियाएं आवश्यक हैं; हर बार नियंत्रण प्रक्रिया द्वारा दी गई जानकारी के आधार पर कार्यों में सुधार और परिवर्तन हो सकते हैं। हालांकि यह आवश्यक नहीं है कि हर बार सुधारात्मक कार्रवाई हो लेकिन नियंत्रण एक विशेष कार्रवाई की वांछनीयता सुनिश्चित करता है।
यह संगठनात्मक प्रभावशीलता के लिए महत्वपूर्ण है। इस प्रकार, एक वास्तविक अर्थ में, नियंत्रण का अर्थ है ऐसी स्थिति को सुधारने के लिए किसी क्रिया को ठीक करने के लिए कार्रवाई या ऐसी स्थिति को उत्पन्न होने से रोकने के लिए कार्रवाई करना और एक आवश्यक कदम के रूप में कार्य किए बिना कभी प्राप्त नहीं किया जाता है।
प्रतिनिधिमंडल नियंत्रण की कुंजी है, क्योंकि नियंत्रण कार्रवाई केवल उन प्रबंधकों द्वारा की जा सकती है जो प्रदर्शन के लिए जिम्मेदार हैं, लेकिन जिनके पास काम करने का अधिकार है। संगठन में एक प्रबंधक को प्रतिनिधिमंडल और लाल विरासत के माध्यम से अधिकार प्राप्त होता है। किसी को पर्याप्त अधिकार दिए बिना परिणाम प्राप्त करने के लिए किसी को जिम्मेदार बनाने का कोई मतलब नहीं है।
पर्याप्त अधिकार के अभाव में, एक प्रबंधक विश्लेषण की प्रक्रिया में स्थित विभिन्न विचलन को सही करने के लिए प्रभावी कदम उठाने की संभावना नहीं है। संगठनात्मक उद्देश्यों की विचलन या गैर-उपलब्धि को प्रभावित करने वाले कारक की नियंत्रणीयता के संदर्भ में सुधारात्मक कार्रवाइयों को देखा जा सकता है। इनमें से कुछ कारक नियंत्रणीय हैं और कुछ बेकाबू हैं।
एक नियंत्रणीय कारक एक है, जो कार्यकारी कार्रवाई द्वारा नियंत्रित कर सकता है, जबकि बेकाबू कारक उसके अधिकार क्षेत्र से बाहर है। एक प्रबंधक की कार्रवाई अधिक प्रभावी होने की संभावना है यदि अधिक कारक उसके द्वारा चलाया जा सकता है। यदि वह उसके विषय में विभिन्न मामलों पर निर्णय लेने और उसकी कार्रवाई को प्रभावित करने के लिए अधिकृत किया गया हो, तो उसकी बेहतर नियंत्रणीयता हो सकती है। प्रतिनिधिमंडल की टाइल सबसे अच्छी नीति जिम्मेदारी और अधिकार का मेल है।
यह बताता है कि एक प्रबंधक को अपनी जिम्मेदारी की तुलना में एक ही अधिकार होना चाहिए। उसे ऑपरेशनों को नियंत्रित करना होगा, जो कार्रवाई करके व्यायाम कर रहे हैं, और प्राधिकरण की सीमा के भीतर कार्रवाई की जा सकती है। तो केवल एक व्यक्ति जो सीधे गतिविधियों को नियंत्रित कर सकता है, वह है जो सीधे उनके लिए जिम्मेदार है। प्रभावी संगठनों के लिए यह मूल सिद्धांत है।
गाइड के रूप में जानकारी/सूचना, नियंत्रण कार्रवाई शुरू से अंत तक पर्याप्त जानकारी द्वारा निर्देशित होती है। प्रबंधन की जानकारी और प्रबंधन नियंत्रण प्रणाली बारीकी से परस्पर जुड़े हुए हैं; सूचना प्रणाली को नियंत्रण प्रणाली के आधार पर बनाया गया है। संगठन के प्रत्येक प्रबंधक को अपने प्रदर्शन, मानकों और संगठनात्मक उद्देश्यों की प्राप्ति में योगदान देने के बारे में पर्याप्त जानकारी होनी चाहिए।
पर्याप्तता और समयबद्धता दोनों के लिए हर स्तर पर विशिष्ट प्रबंधन आवश्यकताओं के लिए सूचना दर्जी की एक प्रणाली होनी चाहिए। नियंत्रण प्रणाली यह सुनिश्चित करती है कि प्रत्येक प्रबंधक को पर्याप्त जानकारी मिले। एक प्रबंधक के लिए जानकारी की पर्याप्तता का मानदंड उसकी जिम्मेदारी और अधिकार है जो उसकी जिम्मेदारी और अधिकार के संदर्भ में है, प्रबंधक को किस प्रकार की जानकारी की आवश्यकता है।
यह प्रबंधक के कार्यों के सावधानीपूर्वक विश्लेषण के आधार पर निर्धारित कर सकता है। यदि प्रबंधक एक निश्चित कार्रवाई करने के लिए किसी भी जानकारी का उपयोग नहीं कर रहा है, तो जानकारी केवल उसे सूचित करने और उसकी जानकारी की आवश्यकता के भीतर नहीं गिरने के लिए हो सकती है।
इस प्रकार, एक प्रभावी नियंत्रण प्रणाली एक कार्यकारी द्वारा आवश्यक जानकारी के प्रवाह को सुनिश्चित करती है, कम या ज्यादा नहीं। नियंत्रण और अन्य फ़ंक्शन के लिए जानकारी का एक और पहलू है, यानी जानकारी की समयबद्धता। आदर्श रूप में, प्रबंधक को जानकारी दी जानी चाहिए जब उसे कार्रवाई करने की आवश्यकता हो। विचलन को सही करने के लिए, संबंधित प्रबंधक द्वारा समय पर कार्रवाई आवश्यक है।
इस उद्देश्य के लिए, उसके पास उचित समय पर जानकारी होनी चाहिए और एक अवधि के कामकाज को कवर करना चाहिए, जो नियंत्रण के अधीन है। नियंत्रण प्रणाली सूचना के आधार पर प्रभावी ढंग से कार्य करती है, जिसे संगठन में आपूर्ति की जाती है। हालांकि, जानकारी का उपयोग एक गाइड के रूप में किया जाता है और इस आधार पर, एक प्रबंधक जो कार्रवाई कर सकता है।
यह दर्शाता है कि कैसे नियंत्रण प्रबंधन के अन्य कार्यों से निकटता से संबंधित है। वास्तव में, प्रबंध प्रक्रिया एक एकीकृत प्रणाली है और सभी प्रबंधकीय कार्य परस्पर और अन्योन्याश्रित हैं। जब संगठन में नियंत्रण मौजूद होता है, तो लोग जानते हैं: वे उन लक्ष्यों के लिए क्या प्रयास कर रहे हैं, वे लक्ष्यों के संबंध में क्या कर रहे हैं, और उनके प्रदर्शन को संतोषजनक स्तर पर रखने के लिए किन बदलावों की आवश्यकता है।
प्रमुख प्रबंधकीय कार्यों के साथ नियंत्रण का संबंध निम्नानुसार वर्णित किया जा सकता है:
नियोजन (Planning):
नियोजन इस अर्थ में नियंत्रण का आधार है कि यह संपूर्ण स्पेक्ट्रम प्रदान करता है जिस पर नियंत्रण कार्य आधारित है। वास्तव में, इन दोनों शब्दों का उपयोग अक्सर विभाग के पदनाम में किया जाता है, जो उत्पादन नियोजन, शेड्यूलिंग और रूटिंग को वहन करता है। यह जोर देता है कि एक योजना है, जो संगठन में व्यवहार और गतिविधियों को निर्देशित करती है।
नियंत्रण इस व्यवहार और गतिविधियों को मापता है और यदि कोई हो तो विचलन को दूर करने के उपाय सुझाता है। नियंत्रण कुछ लक्ष्यों और मानकों के अस्तित्व का तात्पर्य है। नियोजन प्रक्रिया इन लक्ष्यों को प्रदान करती है। नियंत्रण विशेष योजनाओं, लक्ष्यों या नीतियों का परिणाम है। इस प्रकार, योजना की पेशकश और नियंत्रण को प्रभावित करता है। इस प्रकार, नियोजन और नियंत्रण के बीच पारस्परिक संबंध है।
इस प्रकार नियोजन के विभिन्न तत्व उद्देश्य और अपेक्षा और लक्ष्य प्राप्त करने वाले साधनों को प्रदान करते हैं। वे लक्ष्यों के खिलाफ की गई प्रगति, और एक एकीकृत पैटर्न में नए निर्णयों और कार्यों के लिए एक सामान्य रूपरेखा की रिपोर्टिंग के लिए एक साधन प्रदान करते हैं। प्रभावी नियंत्रण को लागू करने के लिए उचित रूप से कल्पना की गई योजना महत्वपूर्ण तत्व बन जाती है।
क्रिया (Action):
सार के रूप में क्रिया/कार्रवाई, नियंत्रण मूल रूप से जोर देता है कि मानकों और वास्तविक परिणामों के बीच पाए जाने वाले विचलन को सही करने के लिए क्या कार्रवाई की जा सकती है। नियोजन प्रक्रिया द्वारा निर्धारित संगठनात्मक उद्देश्यों पर पहुंचने के लिए प्रबंधकीय प्रक्रिया का पूरा अभ्यास किया जाता है।
इस उद्देश्य के लिए, क्रियाएं और आगे की क्रियाएं आवश्यक हैं; हर बार नियंत्रण प्रक्रिया द्वारा दी गई जानकारी के आधार पर कार्यों में सुधार और परिवर्तन हो सकते हैं। हालांकि यह आवश्यक नहीं है कि हर बार सुधारात्मक कार्रवाई हो लेकिन नियंत्रण एक विशेष कार्रवाई की वांछनीयता सुनिश्चित करता है।
यह संगठनात्मक प्रभावशीलता के लिए महत्वपूर्ण है। इस प्रकार, एक वास्तविक अर्थ में, नियंत्रण का अर्थ है ऐसी स्थिति को सुधारने के लिए किसी क्रिया को ठीक करने के लिए कार्रवाई या ऐसी स्थिति को उत्पन्न होने से रोकने के लिए कार्रवाई करना और एक आवश्यक कदम के रूप में कार्य किए बिना कभी प्राप्त नहीं किया जाता है।
शिष्ठ मंडल (Delegation):
प्रतिनिधिमंडल नियंत्रण की कुंजी है, क्योंकि नियंत्रण कार्रवाई केवल उन प्रबंधकों द्वारा की जा सकती है जो प्रदर्शन के लिए जिम्मेदार हैं, लेकिन जिनके पास काम करने का अधिकार है। संगठन में एक प्रबंधक को प्रतिनिधिमंडल और लाल विरासत के माध्यम से अधिकार प्राप्त होता है। किसी को पर्याप्त अधिकार दिए बिना परिणाम प्राप्त करने के लिए किसी को जिम्मेदार बनाने का कोई मतलब नहीं है।
पर्याप्त अधिकार के अभाव में, एक प्रबंधक विश्लेषण की प्रक्रिया में स्थित विभिन्न विचलन को सही करने के लिए प्रभावी कदम उठाने की संभावना नहीं है। संगठनात्मक उद्देश्यों की विचलन या गैर-उपलब्धि को प्रभावित करने वाले कारक की नियंत्रणीयता के संदर्भ में सुधारात्मक कार्रवाइयों को देखा जा सकता है। इनमें से कुछ कारक नियंत्रणीय हैं और कुछ बेकाबू हैं।
एक नियंत्रणीय कारक एक है, जो कार्यकारी कार्रवाई द्वारा नियंत्रित कर सकता है, जबकि बेकाबू कारक उसके अधिकार क्षेत्र से बाहर है। एक प्रबंधक की कार्रवाई अधिक प्रभावी होने की संभावना है यदि अधिक कारक उसके द्वारा चलाया जा सकता है। यदि वह उसके विषय में विभिन्न मामलों पर निर्णय लेने और उसकी कार्रवाई को प्रभावित करने के लिए अधिकृत किया गया हो, तो उसकी बेहतर नियंत्रणीयता हो सकती है। प्रतिनिधिमंडल की टाइल सबसे अच्छी नीति जिम्मेदारी और अधिकार का मेल है।
यह बताता है कि एक प्रबंधक को अपनी जिम्मेदारी की तुलना में एक ही अधिकार होना चाहिए। उसे ऑपरेशनों को नियंत्रित करना होगा, जो कार्रवाई करके व्यायाम कर रहे हैं, और प्राधिकरण की सीमा के भीतर कार्रवाई की जा सकती है। तो केवल एक व्यक्ति जो सीधे गतिविधियों को नियंत्रित कर सकता है, वह है जो सीधे उनके लिए जिम्मेदार है। प्रभावी संगठनों के लिए यह मूल सिद्धांत है।
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| प्रबंधन के अन्य कार्यों के साथ नियंत्रण का संबंध (Controlling relationship with other Management Functions) #Pixabay. |
जानकारी (Information):
गाइड के रूप में जानकारी/सूचना, नियंत्रण कार्रवाई शुरू से अंत तक पर्याप्त जानकारी द्वारा निर्देशित होती है। प्रबंधन की जानकारी और प्रबंधन नियंत्रण प्रणाली बारीकी से परस्पर जुड़े हुए हैं; सूचना प्रणाली को नियंत्रण प्रणाली के आधार पर बनाया गया है। संगठन के प्रत्येक प्रबंधक को अपने प्रदर्शन, मानकों और संगठनात्मक उद्देश्यों की प्राप्ति में योगदान देने के बारे में पर्याप्त जानकारी होनी चाहिए।
पर्याप्तता और समयबद्धता दोनों के लिए हर स्तर पर विशिष्ट प्रबंधन आवश्यकताओं के लिए सूचना दर्जी की एक प्रणाली होनी चाहिए। नियंत्रण प्रणाली यह सुनिश्चित करती है कि प्रत्येक प्रबंधक को पर्याप्त जानकारी मिले। एक प्रबंधक के लिए जानकारी की पर्याप्तता का मानदंड उसकी जिम्मेदारी और अधिकार है जो उसकी जिम्मेदारी और अधिकार के संदर्भ में है, प्रबंधक को किस प्रकार की जानकारी की आवश्यकता है।
यह प्रबंधक के कार्यों के सावधानीपूर्वक विश्लेषण के आधार पर निर्धारित कर सकता है। यदि प्रबंधक एक निश्चित कार्रवाई करने के लिए किसी भी जानकारी का उपयोग नहीं कर रहा है, तो जानकारी केवल उसे सूचित करने और उसकी जानकारी की आवश्यकता के भीतर नहीं गिरने के लिए हो सकती है।
इस प्रकार, एक प्रभावी नियंत्रण प्रणाली एक कार्यकारी द्वारा आवश्यक जानकारी के प्रवाह को सुनिश्चित करती है, कम या ज्यादा नहीं। नियंत्रण और अन्य फ़ंक्शन के लिए जानकारी का एक और पहलू है, यानी जानकारी की समयबद्धता। आदर्श रूप में, प्रबंधक को जानकारी दी जानी चाहिए जब उसे कार्रवाई करने की आवश्यकता हो। विचलन को सही करने के लिए, संबंधित प्रबंधक द्वारा समय पर कार्रवाई आवश्यक है।
इस उद्देश्य के लिए, उसके पास उचित समय पर जानकारी होनी चाहिए और एक अवधि के कामकाज को कवर करना चाहिए, जो नियंत्रण के अधीन है। नियंत्रण प्रणाली सूचना के आधार पर प्रभावी ढंग से कार्य करती है, जिसे संगठन में आपूर्ति की जाती है। हालांकि, जानकारी का उपयोग एक गाइड के रूप में किया जाता है और इस आधार पर, एक प्रबंधक जो कार्रवाई कर सकता है।