प्रभावी नियंत्रण प्रणाली की अनिवार्यता; प्रत्येक संगठन को यह सुनिश्चित करने के लिए नियंत्रण आवश्यक है कि सब कुछ ठीक से चल रहा है। इसलिए, प्रत्येक प्रबंधक को यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रभावी और पर्याप्त नियंत्रण प्रणाली होनी चाहिए कि यह सुनिश्चित हो सके कि घटनाएं योजनाओं के अनुरूप हों। प्रभावी नियंत्रण प्रणाली की अनिवार्यताएं क्या हैं?
हालांकि, नियंत्रण स्वचालित रूप से काम नहीं करता है, लेकिन इसके लिए एक निश्चित डिजाइन की आवश्यकता होती है। जबकि बुनियादी, संगठनों में एक नियंत्रण प्रणाली डिजाइन करने में शामिल सिद्धांत सार्वभौमिक हो सकते हैं; किसी संगठन में वास्तविक प्रणाली को कुछ विशिष्ट डिजाइन की आवश्यकता होती है।
हर स्तर पर नियंत्रण आदानों, प्रक्रियाओं और आउटपुट पर ध्यान केंद्रित करता है। नियंत्रण एक सतत प्रक्रिया है। यह प्रबंधन का एक अभिन्न अंग है। यह प्रबंधकीय प्रयासों से सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए निगरानी और मूल्यांकन के प्रदर्शन से संबंधित है। यह योजनाओं के अनुसार कार्य सिद्धि सुनिश्चित करता है। यह संगठन में घटनाओं का मार्गदर्शन और पर्यवेक्षण करने की प्रक्रिया भी है।
नियंत्रण प्रणाली में, कुछ आवश्यकताएँ हैं, जिन्हें ध्यान में रखना चाहिए।
सभी नियंत्रण प्रणालियों और तकनीकों को उन नौकरियों को प्रतिबिंबित करना चाहिए जो वे प्रदर्शन करने के लिए हैं। कई नियंत्रण तकनीकें हो सकती हैं, जिनमें सामान्य प्रयोज्यता होती है, जैसे, बजट, लागत, आदि। हालांकि, यह नहीं मान लेना चाहिए कि ये सभी स्थितियों में उपयोग हो सकती हैं। प्रबंधकों को नियंत्रण के लिए एक उपयुक्त उपकरण चुनना चाहिए, जो उसे योजनाओं के अनुसार कार्यों को नियंत्रित करने में मदद करता है।
नियंत्रण दूरंदेशी होना चाहिए। हालांकि कई नियंत्रण तात्कालिक हैं, लेकिन उन्हें इस बात पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए कि भविष्य की योजनाओं की योजनाओं के साथ कैसे पुष्टि की जा सकती है। वास्तव में, नियंत्रण प्रणाली ऐसी होनी चाहिए जो नियोजन प्रक्रिया में सहायता प्रदान करे। यह दो तरीकों से किया जाता है: यह उन स्थितियों को आकर्षित करता है जहां नई योजना की आवश्यकता होती है, और यह कुछ आंकड़े प्रदान करता है जिन पर योजनाएं आधार बना सकती हैं।
थर्मोस्टैट की सफलता इस तथ्य में निहित है कि यह विचलन को तुरंत इंगित करता है और तुरंत सुधारात्मक कार्रवाई करता है। इसी तरह, एक आदर्श नियंत्रण प्रणाली विचलन का पता लगाती है जो तुरंत संबंधित प्रबंधक को समय पर कार्रवाई करने की सूचना देती है। यह अच्छा मूल्यांकन और सूचना प्रणाली डिजाइन करके किया जाता है।
नियंत्रण को महत्वपूर्ण बिंदुओं पर अपवाद को इंगित करना चाहिए और सुझाव देना चाहिए कि क्या कोई कार्रवाई विचलन के लिए करना है या नहीं संगठनों में कुछ विचलन का कोई प्रभाव नहीं है, जबकि अन्य, हालांकि मात्रा में बहुत कम महत्व हो सकता है। इस प्रकार, नियंत्रण प्रणाली को महत्वपूर्ण बिंदु नियंत्रण और अपवाद पर नियंत्रण के लिए जानकारी प्रदान करनी चाहिए।
महत्वपूर्ण बिंदु नियंत्रण तनाव है कि प्रभावी नियंत्रण के लिए उन कारकों पर ध्यान देने की आवश्यकता है जो एक व्यक्तिगत योजना के खिलाफ प्रदर्शन को स्पष्ट करने के लिए महत्वपूर्ण हैं। अपवाद पर नियंत्रण के लिए आवश्यक है कि एक प्रबंधक को एक असाधारण विचलन होने पर सुधारात्मक कार्रवाई करनी चाहिए। एक प्रबंधक जितना अधिक अपवादों पर अपने नियंत्रण प्रयासों को केंद्रित करता है, उतना ही अधिक कुशल उसके नियंत्रण के परिणाम होंगे।
नियंत्रण स्पष्ट और सकारात्मक तरीके से वस्तुनिष्ठ, निश्चित और निर्धारित होना चाहिए। माप के मानकों को जहां तक संभव हो मात्रा निर्धारित करनी चाहिए। यदि वे मात्रात्मक नहीं हैं, जैसे कि प्रशिक्षण प्रभावशीलता, आदि, तो उन्हें निश्चित और सत्यापन योग्य होना चाहिए। यदि प्रदर्शन मानक और माप आसानी से निर्धारित नहीं होता है, तो कई व्यक्तिपरक तत्व प्रक्रिया में प्रवेश करते हैं, जो नियंत्रक को पकड़ता है और गलत टॉटिंग पर नियंत्रित होता है।
नियंत्रण प्रणाली लचीली होनी चाहिए ताकि यह बदली हुई योजनाओं, अप्रत्याशित परिस्थितियों, या एकमुश्त विफलताओं के मामले में कारगर बनी रहे। जैसा कि जियोटज़ ने टिप्पणी की है, एक नियंत्रण प्रणाली को ऐसी विफलताओं की रिपोर्ट करनी चाहिए और ऐसी विफलताओं के बावजूद संचालन के प्रबंधकीय नियंत्रण को बनाए रखने के लिए लचीलेपन के पर्याप्त तत्व होने चाहिए। विभिन्न संभावित स्थितियों के लिए वैकल्पिक योजना होने से नियंत्रण में अधिक लचीलापन मिल सकता है। वास्तव में, लचीली नियंत्रण आमतौर पर लचीली योजनाओं के माध्यम से हासिल की जाती है।
नियंत्रण किफायती होना चाहिए और इसकी लागत के लायक होना चाहिए। अर्थव्यवस्था सापेक्ष है क्योंकि लाभ गतिविधि के महत्व के साथ भिन्न होता है ऑपरेशन का आकार, व्यय जो नियंत्रण की अनुपस्थिति में हो सकता है और योगदान नियंत्रण प्रणाली बना सकता है। एक नियंत्रण प्रणाली की अर्थव्यवस्था प्रबंधक के लिए उसके लिए महत्वपूर्ण क्षेत्रों में केवल महत्वपूर्ण कारकों को नियंत्रित करने के लिए चुनने पर बहुत हद तक निर्भर करेगी।
यदि नौकरी और उद्यम के आकार के अनुरूप, नियंत्रण किफायती होगा। एक बड़े आकार का संगठन अत्यधिक जटिल तकनीकों, नियंत्रण के परिष्कृत उपकरणों और नियंत्रण की अधिक विस्तृत प्रणाली को वहन कर सकता है, लेकिन एक छोटे आकार का संगठन लागत कारक के कारण इन्हें बर्दाश्त नहीं कर सकता है।
नियंत्रण प्रणाली सरल और समझने योग्य होनी चाहिए ताकि सभी प्रबंधक इसका प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकें। नियंत्रण तकनीकें जो जटिल हैं जैसे कि जटिल गणितीय सूत्र, चार्ट, ग्राफ़, उन्नत सांख्यिकीय तरीके, और अन्य तकनीक उन प्रबंधकों को उनके नियंत्रण डेटा के अर्थ को संप्रेषित करने में विफल होती हैं जो उनका उपयोग करते हैं। प्रभावी नियंत्रण के लिए स्थिति, परिचालन जिम्मेदारी, समझने की क्षमता और संबंधित व्यक्तियों की आवश्यकताओं के साथ स्थिरता की आवश्यकता होती है।
नियंत्रण प्रणाली को नियंत्रक और नियंत्रित दोनों को प्रेरित करना चाहिए। जबकि किफायती संचालन के लिए नियोजन और नियंत्रण आवश्यक है, मानवीय संबंधों के शोध से पता चलता है कि नियोजन और नियंत्रण, अधिक बार नहीं होते हैं, अच्छे मानव संबंधों के लिए विरोधी हैं।
कभी-कभी, वे संगठनों को लोगों को मनुष्य की बुनियादी जरूरतों में से एक से वंचित करने की प्रवृत्ति कर सकते हैं - शक्तिशाली और सार्थक उपलब्धि की भावना। नियंत्रण प्रणाली का डिजाइन ऐसा होना चाहिए जो लोगों की जरूरतों को पूरा करके उन्हें प्रेरित करना हो।
नियंत्रण को संगठन संरचना में पदों पर ध्यान केंद्रित करके संगठनात्मक पैटर्न को प्रतिबिंबित करना चाहिए जिसके माध्यम से विचलन को ठीक किया जाता है। संगठन संरचना, लोगों के काम के समन्वय के लिए एक प्रमुख वाहन, नियंत्रण बनाए रखने का एक प्रमुख साधन भी है।
इस प्रकार, नियंत्रण के प्रत्येक क्षेत्र में, यह जानना पर्याप्त नहीं है कि चीजें गलत हो रही हैं जब तक कि यह नहीं पता है कि संगठन संरचना में विचलन कहां हो रहे हैं। यह प्रबंधकों को जिम्मेदारी तय करने और सुधारात्मक कार्रवाई करने में सक्षम बनाता है।
हालांकि, नियंत्रण स्वचालित रूप से काम नहीं करता है, लेकिन इसके लिए एक निश्चित डिजाइन की आवश्यकता होती है। जबकि बुनियादी, संगठनों में एक नियंत्रण प्रणाली डिजाइन करने में शामिल सिद्धांत सार्वभौमिक हो सकते हैं; किसी संगठन में वास्तविक प्रणाली को कुछ विशिष्ट डिजाइन की आवश्यकता होती है।
प्रभावी नियंत्रण प्रणाली की अनिवार्यता (Effective Control System Essentials Hindi)
हर स्तर पर नियंत्रण आदानों, प्रक्रियाओं और आउटपुट पर ध्यान केंद्रित करता है। नियंत्रण एक सतत प्रक्रिया है। यह प्रबंधन का एक अभिन्न अंग है। यह प्रबंधकीय प्रयासों से सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए निगरानी और मूल्यांकन के प्रदर्शन से संबंधित है। यह योजनाओं के अनुसार कार्य सिद्धि सुनिश्चित करता है। यह संगठन में घटनाओं का मार्गदर्शन और पर्यवेक्षण करने की प्रक्रिया भी है।
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नियंत्रण प्रणाली में, कुछ आवश्यकताएँ हैं, जिन्हें ध्यान में रखना चाहिए।
संगठनात्मक आवश्यकताओं को दर्शाते हुए:
सभी नियंत्रण प्रणालियों और तकनीकों को उन नौकरियों को प्रतिबिंबित करना चाहिए जो वे प्रदर्शन करने के लिए हैं। कई नियंत्रण तकनीकें हो सकती हैं, जिनमें सामान्य प्रयोज्यता होती है, जैसे, बजट, लागत, आदि। हालांकि, यह नहीं मान लेना चाहिए कि ये सभी स्थितियों में उपयोग हो सकती हैं। प्रबंधकों को नियंत्रण के लिए एक उपयुक्त उपकरण चुनना चाहिए, जो उसे योजनाओं के अनुसार कार्यों को नियंत्रित करने में मदद करता है।
दूरंदेशी:
नियंत्रण दूरंदेशी होना चाहिए। हालांकि कई नियंत्रण तात्कालिक हैं, लेकिन उन्हें इस बात पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए कि भविष्य की योजनाओं की योजनाओं के साथ कैसे पुष्टि की जा सकती है। वास्तव में, नियंत्रण प्रणाली ऐसी होनी चाहिए जो नियोजन प्रक्रिया में सहायता प्रदान करे। यह दो तरीकों से किया जाता है: यह उन स्थितियों को आकर्षित करता है जहां नई योजना की आवश्यकता होती है, और यह कुछ आंकड़े प्रदान करता है जिन पर योजनाएं आधार बना सकती हैं।
रिपोर्टिंग विचलन में कमी:
थर्मोस्टैट की सफलता इस तथ्य में निहित है कि यह विचलन को तुरंत इंगित करता है और तुरंत सुधारात्मक कार्रवाई करता है। इसी तरह, एक आदर्श नियंत्रण प्रणाली विचलन का पता लगाती है जो तुरंत संबंधित प्रबंधक को समय पर कार्रवाई करने की सूचना देती है। यह अच्छा मूल्यांकन और सूचना प्रणाली डिजाइन करके किया जाता है।
महत्वपूर्ण बिंदुओं पर अपवादों की ओर इशारा करते हुए:
नियंत्रण को महत्वपूर्ण बिंदुओं पर अपवाद को इंगित करना चाहिए और सुझाव देना चाहिए कि क्या कोई कार्रवाई विचलन के लिए करना है या नहीं संगठनों में कुछ विचलन का कोई प्रभाव नहीं है, जबकि अन्य, हालांकि मात्रा में बहुत कम महत्व हो सकता है। इस प्रकार, नियंत्रण प्रणाली को महत्वपूर्ण बिंदु नियंत्रण और अपवाद पर नियंत्रण के लिए जानकारी प्रदान करनी चाहिए।
महत्वपूर्ण बिंदु नियंत्रण तनाव है कि प्रभावी नियंत्रण के लिए उन कारकों पर ध्यान देने की आवश्यकता है जो एक व्यक्तिगत योजना के खिलाफ प्रदर्शन को स्पष्ट करने के लिए महत्वपूर्ण हैं। अपवाद पर नियंत्रण के लिए आवश्यक है कि एक प्रबंधक को एक असाधारण विचलन होने पर सुधारात्मक कार्रवाई करनी चाहिए। एक प्रबंधक जितना अधिक अपवादों पर अपने नियंत्रण प्रयासों को केंद्रित करता है, उतना ही अधिक कुशल उसके नियंत्रण के परिणाम होंगे।
उद्देश्य:
नियंत्रण स्पष्ट और सकारात्मक तरीके से वस्तुनिष्ठ, निश्चित और निर्धारित होना चाहिए। माप के मानकों को जहां तक संभव हो मात्रा निर्धारित करनी चाहिए। यदि वे मात्रात्मक नहीं हैं, जैसे कि प्रशिक्षण प्रभावशीलता, आदि, तो उन्हें निश्चित और सत्यापन योग्य होना चाहिए। यदि प्रदर्शन मानक और माप आसानी से निर्धारित नहीं होता है, तो कई व्यक्तिपरक तत्व प्रक्रिया में प्रवेश करते हैं, जो नियंत्रक को पकड़ता है और गलत टॉटिंग पर नियंत्रित होता है।
लचीले:
नियंत्रण प्रणाली लचीली होनी चाहिए ताकि यह बदली हुई योजनाओं, अप्रत्याशित परिस्थितियों, या एकमुश्त विफलताओं के मामले में कारगर बनी रहे। जैसा कि जियोटज़ ने टिप्पणी की है, एक नियंत्रण प्रणाली को ऐसी विफलताओं की रिपोर्ट करनी चाहिए और ऐसी विफलताओं के बावजूद संचालन के प्रबंधकीय नियंत्रण को बनाए रखने के लिए लचीलेपन के पर्याप्त तत्व होने चाहिए। विभिन्न संभावित स्थितियों के लिए वैकल्पिक योजना होने से नियंत्रण में अधिक लचीलापन मिल सकता है। वास्तव में, लचीली नियंत्रण आमतौर पर लचीली योजनाओं के माध्यम से हासिल की जाती है।
आर्थिक:
नियंत्रण किफायती होना चाहिए और इसकी लागत के लायक होना चाहिए। अर्थव्यवस्था सापेक्ष है क्योंकि लाभ गतिविधि के महत्व के साथ भिन्न होता है ऑपरेशन का आकार, व्यय जो नियंत्रण की अनुपस्थिति में हो सकता है और योगदान नियंत्रण प्रणाली बना सकता है। एक नियंत्रण प्रणाली की अर्थव्यवस्था प्रबंधक के लिए उसके लिए महत्वपूर्ण क्षेत्रों में केवल महत्वपूर्ण कारकों को नियंत्रित करने के लिए चुनने पर बहुत हद तक निर्भर करेगी।
यदि नौकरी और उद्यम के आकार के अनुरूप, नियंत्रण किफायती होगा। एक बड़े आकार का संगठन अत्यधिक जटिल तकनीकों, नियंत्रण के परिष्कृत उपकरणों और नियंत्रण की अधिक विस्तृत प्रणाली को वहन कर सकता है, लेकिन एक छोटे आकार का संगठन लागत कारक के कारण इन्हें बर्दाश्त नहीं कर सकता है।
सरल:
नियंत्रण प्रणाली सरल और समझने योग्य होनी चाहिए ताकि सभी प्रबंधक इसका प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकें। नियंत्रण तकनीकें जो जटिल हैं जैसे कि जटिल गणितीय सूत्र, चार्ट, ग्राफ़, उन्नत सांख्यिकीय तरीके, और अन्य तकनीक उन प्रबंधकों को उनके नियंत्रण डेटा के अर्थ को संप्रेषित करने में विफल होती हैं जो उनका उपयोग करते हैं। प्रभावी नियंत्रण के लिए स्थिति, परिचालन जिम्मेदारी, समझने की क्षमता और संबंधित व्यक्तियों की आवश्यकताओं के साथ स्थिरता की आवश्यकता होती है।
प्रेरित:
नियंत्रण प्रणाली को नियंत्रक और नियंत्रित दोनों को प्रेरित करना चाहिए। जबकि किफायती संचालन के लिए नियोजन और नियंत्रण आवश्यक है, मानवीय संबंधों के शोध से पता चलता है कि नियोजन और नियंत्रण, अधिक बार नहीं होते हैं, अच्छे मानव संबंधों के लिए विरोधी हैं।
कभी-कभी, वे संगठनों को लोगों को मनुष्य की बुनियादी जरूरतों में से एक से वंचित करने की प्रवृत्ति कर सकते हैं - शक्तिशाली और सार्थक उपलब्धि की भावना। नियंत्रण प्रणाली का डिजाइन ऐसा होना चाहिए जो लोगों की जरूरतों को पूरा करके उन्हें प्रेरित करना हो।
चिंतनशील संगठनात्मक पैटर्न:
नियंत्रण को संगठन संरचना में पदों पर ध्यान केंद्रित करके संगठनात्मक पैटर्न को प्रतिबिंबित करना चाहिए जिसके माध्यम से विचलन को ठीक किया जाता है। संगठन संरचना, लोगों के काम के समन्वय के लिए एक प्रमुख वाहन, नियंत्रण बनाए रखने का एक प्रमुख साधन भी है।
इस प्रकार, नियंत्रण के प्रत्येक क्षेत्र में, यह जानना पर्याप्त नहीं है कि चीजें गलत हो रही हैं जब तक कि यह नहीं पता है कि संगठन संरचना में विचलन कहां हो रहे हैं। यह प्रबंधकों को जिम्मेदारी तय करने और सुधारात्मक कार्रवाई करने में सक्षम बनाता है।