लिखित संचार (Written Communication): शब्दों के माध्यम से संचार लिखित या मौखिक में हो सकता है। लिखित संचार का तात्पर्य काले और सफेद में संदेश के प्रसारण से है। इसमें आरेख, चित्र, ग्राफ़ आदि शामिल हैं। Report, नीतियों, नियमों, प्रक्रियाओं, आदेशों, निर्देशों, समझौतों आदि को संगठन के कुशल संचालन के लिए लिखित रूप में प्रेषित किया जाना है।
लिखित संचार सुनिश्चित करता है कि संबंधित सभी को एक ही जानकारी हो। यह भविष्य के संदर्भ के लिए संचार का एक स्थायी Record प्रदान करता है। लिखित निर्देश आवश्यक है जब कार्रवाई के लिए बुलाया महत्वपूर्ण और जटिल है। प्रभावी होने के लिए, लिखित संचार स्पष्ट, संक्षिप्त, सही और पूर्ण होना चाहिए।
यह निम्नलिखित रूप ले सकता है:
लिखित संचार में सुधार:
निम्नलिखित युक्तियों का उपयोग करके लिखित संचार में सुधार किया जा सकता है:
लिखित संचार के लाभ:
निम्नलिखित लाभ नीचे हैं:
लिखित संचार के दोष (नुकसान):
निम्नलिखित दोष निम्न हैं:
लिखित संचार सुनिश्चित करता है कि संबंधित सभी को एक ही जानकारी हो। यह भविष्य के संदर्भ के लिए संचार का एक स्थायी Record प्रदान करता है। लिखित निर्देश आवश्यक है जब कार्रवाई के लिए बुलाया महत्वपूर्ण और जटिल है। प्रभावी होने के लिए, लिखित संचार स्पष्ट, संक्षिप्त, सही और पूर्ण होना चाहिए।
यह निम्नलिखित रूप ले सकता है:
- Report।
- परिपत्र।
- पत्रिकाएँ।
- मैनुअल।
- ज्ञापन।
- समाचार पत्र।
- चित्र, रेखांकन आदि।
- समझौते।
- नियम और प्रक्रिया पुस्तकें।
- आदेश।
- निर्देश।
- नोटिस बोर्ड आदि।
लिखित संचार में सुधार:
निम्नलिखित युक्तियों का उपयोग करके लिखित संचार में सुधार किया जा सकता है:
- सरल शब्दों और वाक्यांशों का उपयोग करना।
- छोटे और परिचित शब्दों का प्रयोग करें।
- चित्रण और उदाहरण दें, चार्ट का उपयोग करें।
- छोटे वाक्यों और अनुच्छेदों का प्रयोग करें।
- अनावश्यक शब्दों से बचें।
- चीजों को जबरदस्ती रखना, और।
- उपयुक्त शैली संदेश संदेश।
लिखित संचार के लाभ:
निम्नलिखित लाभ नीचे हैं:
- यह एक समान तरीके से सूचना के प्रसारण को सुनिश्चित करता है, अर्थात संबंधित सभी के पास समान जानकारी होती है।
- यह भविष्य के संदर्भ के लिए संचार का एक स्थायी Record प्रदान करता है।
- यह लंबा संदेश प्रसारित करने का एक आदर्श तरीका है।
- यह संदेशों में अनधिकृत परिवर्तन का थोड़ा जोखिम सुनिश्चित करता है।
- यह दूर के स्थानों पर सूचनाओं के आदान-प्रदान का एकमात्र साधन है, यहां तक कि टेलिफोनिक रेंज से परे भी,
- यह पूर्ण, स्पष्ट, सटीक और सही हो जाता है।
- यह किसी भी विवाद के मामले में कानूनी सबूत के रूप में उद्धृत किया जा सकता है, और।
- एक ही समय में बड़ी संख्या में व्यक्तियों को संदेश देना अनुकूल है।
लिखित संचार के दोष (नुकसान):
निम्नलिखित दोष निम्न हैं:
- यह महंगा है।
- यह समय लेने वाली है।
- लिखित संचार के बारे में गोपनीयता बनाए रखना कठिन हो जाता है।
- यह कठोर है और इसमें त्रुटिपूर्ण होने वाली अशुद्धियों के लिए परिवर्तन करने की कोई गुंजाइश नहीं है।
- यह बहुत औपचारिक है और इसमें व्यक्तिगत स्पर्श का अभाव है, और।
- यह लालफीताशाही को प्रोत्साहित करता है और इसमें कई औपचारिकताएँ शामिल हैं।
- इसकी व्याख्या अलग-अलग लोगों द्वारा अलग-अलग तरीके से की जा सकती है।
- यह अक्सर लंबा हो जाता है, जब संदेश लिखित रूप में दिया जाता है।
कुछ जानकारी भी सहायक है:
एक "लिखित संचार" का अर्थ पत्र, परिपत्र, मैनुअल, Report, टेलीग्राम, कार्यालय मेमो, बुलेटिन, आदि के माध्यम से संदेश भेजने, आदेश या निर्देश भेजने का है। यह संचार का एक औपचारिक तरीका है और लंबी दूरी के लिए उपयुक्त है। संचार और दोहराव खड़े आदेश। यह सबूत और भविष्य के संदर्भ के Record बनाता है और एक बार में कई व्यक्तियों को भेजा जा सकता है।
यह रिसीवर को सोचने, कार्य करने और प्रतिक्रिया करने के लिए पर्याप्त समय देता है। प्रभावी होने के लिए लिखित संचार स्पष्ट, संक्षिप्त और पूर्ण होना चाहिए। इसके अलावा, यह समय लेने वाली और महंगी है, और यह गोपनीयता बनाए नहीं रख सकती है, सभी मामलों को समझाने में कठिनाई प्रदान करती है, स्पष्टीकरण का कोई मौका नहीं है, कम लचीला है और आपातकालीन स्थिति में प्रभावी नहीं है।