योजना के लाभ और सीमाएं; एक जोरदार और विस्तृत योजना कार्यक्रम प्रबंधकों को भविष्य उन्मुख होने में मदद करता है। यह प्रबंधकों को कुछ उद्देश्य और दिशा देता है। औपचारिक योजना के महत्व पर पहले ही चर्चा की जा चुकी है।
एक विशिष्ट उद्देश्य और एक्शन स्टेटमेंट के साथ योजनाओं के लिए एक ध्वनि ब्लू-प्रिंट संगठन के लिए कई फायदे हैं जो इस प्रकार है:
चूंकि सभी नियोजन उद्यम उद्देश्यों को प्राप्त करने की दिशा में निर्देशित हैं, इसलिए नियोजन का बहुत कार्य इन उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करता है। उद्देश्यों को पूरा करना योजना बनाने का पहला चरण है। यदि उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से निर्धारित किया गया है, तो योजनाओं का निष्पादन भी इन उद्देश्यों की ओर निर्देशित किया जाएगा।
योजना में बहुत सारे मानसिक व्यायाम शामिल हैं जो उद्यम में एक कुशल संचालन प्राप्त करने के लिए निर्देशित हैं। यह असंबद्ध टुकड़ी गतिविधि के लिए संयुक्त निर्देशित प्रयास को प्रतिस्थापित करता है, यहां तक कि असमान प्रवाह के लिए काम का प्रवाह, और स्नैप निर्णय लागत के लिए जानबूझकर निर्णय लेता है। यह संसाधनों के बेहतर उपयोग और इस प्रकार लागत को कम करने में मदद करता है।
नियोजन भविष्य की अनिश्चितताओं को कम करने में मदद करता है क्योंकि इसमें भविष्य की घटनाओं की प्रत्याशा शामिल है। प्रभावी योजना तथ्यों और आंकड़ों के आधार पर जानबूझकर सोचने का परिणाम है। इसमें पूर्वानुमान भी शामिल है। योजना एक व्यवसाय प्रबंधक को विभिन्न अनिश्चितताओं को दूर करने का अवसर देती है जो प्रौद्योगिकी, स्वाद और लोगों के फैशन आदि में बदलाव के कारण हो सकती हैं। इन अनिश्चितताओं को दूर करने के लिए योजनाओं में पर्याप्त प्रावधान किया गया है।
नियोजन प्रबंधकों को उनके नियंत्रण के कार्य को करने में मदद करता है। योजना और नियंत्रण इस मायने में अविभाज्य है कि अनियोजित क्रिया को नियंत्रित नहीं किया जा सकता है क्योंकि नियंत्रण में योजनाओं से विचलन को ठीक करके पूर्व निर्धारित पाठ्यक्रम पर गतिविधियों को रखना शामिल है। नियोजन नियंत्रण के मानक प्रस्तुत करके नियंत्रण में मदद करता है। यह उद्देश्यों और प्रदर्शन के मानकों को पूरा करता है जो नियंत्रण समारोह के प्रदर्शन के लिए आवश्यक हैं।
नियोजन मूल रूप से प्रबंधन का निर्णायक कार्य है। यह प्रबंधकों के बीच अभिनव और रचनात्मक सोच में मदद करता है क्योंकि एक प्रबंधक के दिमाग में कई नए विचार आते हैं जब वह योजना बना रहा होता है। यह प्रबंधकों के बीच एक अग्रगामी दृष्टिकोण बनाता है।
एक अच्छी योजना प्रणाली सभी प्रबंधकों की भागीदारी सुनिश्चित करती है जो उनकी प्रेरणा में सुधार करती है। इससे श्रमिकों की प्रेरणा में भी सुधार होता है क्योंकि वे स्पष्ट रूप से जानते हैं कि उनसे क्या अपेक्षित है। इसके अलावा, नियोजन भविष्य के प्रबंधकों के लिए एक अच्छे प्रशिक्षण उपकरण के रूप में कार्य करता है।
प्रभावी नियोजन अन्य उद्यमों पर उद्यम को एक प्रतिस्पर्धात्मक बढ़त देता है जिसमें नियोजन नहीं होता है या अप्रभावी नियोजन नहीं होता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि नियोजन में क्षमता का विस्तार, कार्य विधियों में बदलाव, गुणवत्ता में बदलाव, प्रत्याशा स्वाद और लोगों के फैशन और तकनीकी परिवर्तन आदि शामिल हो सकते हैं।
योजना संगठनात्मक उद्देश्यों की दिशा की एकता को सुरक्षित करती है। सभी गतिविधियों को सामान्य लक्ष्यों की ओर निर्देशित किया जाता है। पूरे उद्यम में एक एकीकृत प्रयास है। यह प्रयासों के दोहराव से बचने में भी मदद करेगा। इस प्रकार, संगठन में बेहतर समन्वय होगा।
कभी-कभी, नियोजन अपेक्षित परिणाम प्राप्त करने में विफल रहता है। व्यवहार में योजना की विफलता के कई कारण हैं।
इन पर नीचे चर्चा की गई है:
विश्वसनीय तथ्यों और आंकड़ों की कमी हो सकती है, जिन पर योजनाएं आधारित हो सकती हैं। यदि विश्वसनीय जानकारी उपलब्ध नहीं है या यदि योजनाकार विश्वसनीय जानकारी का उपयोग करने में विफल रहता है तो योजना अपना मूल्य खो देती है। नियोजन को सफल बनाने के लिए, नियोजक को तथ्यों और आंकड़ों की विश्वसनीयता निर्धारित करनी चाहिए और अपनी योजनाओं को केवल विश्वसनीय सूचनाओं पर आधारित करना चाहिए।
नियोजन एक दूरंदेशी प्रक्रिया है। यदि किसी प्रबंधक के पास नेतृत्व करने के बजाय पालन करने की प्रवृत्ति है, तो वह अच्छी योजनाएं बनाने में सक्षम नहीं होगा। इसलिए, योजनाकार को आवश्यक पहल करनी चाहिए। उसे एक सक्रिय योजनाकार होना चाहिए और यह देखने के लिए पर्याप्त फॉलो-अप उपाय करना चाहिए कि योजनाओं को ठीक से समझा और कार्यान्वित किया जाए।
योजना एक समय लेने वाली और महंगी प्रक्रिया है। इससे कुछ मामलों में कार्रवाई में देरी हो सकती है। लेकिन यह भी सच है कि यदि नियोजन प्रक्रिया को पर्याप्त समय नहीं दिया जाता है, तो उत्पादित योजनाएँ अवास्तविक साबित हो सकती हैं। इसी तरह, योजना में विभिन्न विकल्पों के बारे में जानकारी और मूल्यांकन एकत्र करने और विश्लेषण करने की लागत शामिल है। यदि प्रबंधन नियोजन पर खर्च करने को तैयार नहीं है, तो परिणाम अच्छे नहीं हो सकते हैं।
संगठन में आंतरिक अनैच्छिकता योजनाकारों को कठोर योजना बनाने के लिए मजबूर कर सकती है। यह प्रबंधकों को पहल करने और नवीन सोच रखने से रोक सकता है। इसलिए नियोजकों को उद्यम में पर्याप्त विवेक और लचीलापन होना चाहिए। उन्हें हमेशा प्रक्रियाओं का कठोरता से पालन करने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए।
परिवर्तन का प्रतिरोध एक अन्य कारक है जो नियोजन पर सीमा डालता है। यह व्यापार की दुनिया में एक सामान्य रूप से अनुभवी घटना है। कभी-कभी, नियोजक स्वयं परिवर्तन को पसंद नहीं करते हैं और अन्य अवसरों पर, वे परिवर्तन लाने के लिए वांछनीय नहीं मानते हैं क्योंकि यह नियोजन प्रक्रिया को अप्रभावी बनाता है।
नियोजन की प्रभावशीलता कभी-कभी बाहरी कारकों के कारण सीमित होती है जो नियोजकों के नियंत्रण से परे होती हैं। बाहरी रणनीतियों की भविष्यवाणी करना बहुत मुश्किल है। युद्ध का अचानक टूटना, सरकारी नियंत्रण, प्राकृतिक कहर, और कई अन्य कारक प्रबंधन के नियंत्रण से परे हैं। इससे योजनाओं का निष्पादन बहुत कठिन हो जाता है।
मनोवैज्ञानिक कारक नियोजन के दायरे को भी सीमित करते हैं। कुछ लोग वर्तमान को भविष्य से अधिक महत्वपूर्ण मानते हैं क्योंकि वर्तमान निश्चित है। ऐसे व्यक्ति मनोवैज्ञानिक रूप से योजना के विरोधी होते हैं। लेकिन यह नहीं भूलना चाहिए कि गतिशील प्रबंधक हमेशा आगे देखते हैं। जब तक भविष्य के लिए उचित योजना नहीं बनाई जाती है तब तक उद्यम की लंबी-चौड़ी भलाई हासिल नहीं की जा सकती है।
योजना के लाभ;
एक विशिष्ट उद्देश्य और एक्शन स्टेटमेंट के साथ योजनाओं के लिए एक ध्वनि ब्लू-प्रिंट संगठन के लिए कई फायदे हैं जो इस प्रकार है:
उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करता है।
चूंकि सभी नियोजन उद्यम उद्देश्यों को प्राप्त करने की दिशा में निर्देशित हैं, इसलिए नियोजन का बहुत कार्य इन उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करता है। उद्देश्यों को पूरा करना योजना बनाने का पहला चरण है। यदि उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से निर्धारित किया गया है, तो योजनाओं का निष्पादन भी इन उद्देश्यों की ओर निर्देशित किया जाएगा।
आर्थिक संचालन सुनिश्चित करता है।
योजना में बहुत सारे मानसिक व्यायाम शामिल हैं जो उद्यम में एक कुशल संचालन प्राप्त करने के लिए निर्देशित हैं। यह असंबद्ध टुकड़ी गतिविधि के लिए संयुक्त निर्देशित प्रयास को प्रतिस्थापित करता है, यहां तक कि असमान प्रवाह के लिए काम का प्रवाह, और स्नैप निर्णय लागत के लिए जानबूझकर निर्णय लेता है। यह संसाधनों के बेहतर उपयोग और इस प्रकार लागत को कम करने में मदद करता है।
अनिश्चितता को कम करता है।
नियोजन भविष्य की अनिश्चितताओं को कम करने में मदद करता है क्योंकि इसमें भविष्य की घटनाओं की प्रत्याशा शामिल है। प्रभावी योजना तथ्यों और आंकड़ों के आधार पर जानबूझकर सोचने का परिणाम है। इसमें पूर्वानुमान भी शामिल है। योजना एक व्यवसाय प्रबंधक को विभिन्न अनिश्चितताओं को दूर करने का अवसर देती है जो प्रौद्योगिकी, स्वाद और लोगों के फैशन आदि में बदलाव के कारण हो सकती हैं। इन अनिश्चितताओं को दूर करने के लिए योजनाओं में पर्याप्त प्रावधान किया गया है।
नियंत्रण को सुगम बनाता है।
नियोजन प्रबंधकों को उनके नियंत्रण के कार्य को करने में मदद करता है। योजना और नियंत्रण इस मायने में अविभाज्य है कि अनियोजित क्रिया को नियंत्रित नहीं किया जा सकता है क्योंकि नियंत्रण में योजनाओं से विचलन को ठीक करके पूर्व निर्धारित पाठ्यक्रम पर गतिविधियों को रखना शामिल है। नियोजन नियंत्रण के मानक प्रस्तुत करके नियंत्रण में मदद करता है। यह उद्देश्यों और प्रदर्शन के मानकों को पूरा करता है जो नियंत्रण समारोह के प्रदर्शन के लिए आवश्यक हैं।
नवाचार और रचनात्मकता को प्रोत्साहित करता है।
नियोजन मूल रूप से प्रबंधन का निर्णायक कार्य है। यह प्रबंधकों के बीच अभिनव और रचनात्मक सोच में मदद करता है क्योंकि एक प्रबंधक के दिमाग में कई नए विचार आते हैं जब वह योजना बना रहा होता है। यह प्रबंधकों के बीच एक अग्रगामी दृष्टिकोण बनाता है।
प्रेरणा में सुधार करता है।
एक अच्छी योजना प्रणाली सभी प्रबंधकों की भागीदारी सुनिश्चित करती है जो उनकी प्रेरणा में सुधार करती है। इससे श्रमिकों की प्रेरणा में भी सुधार होता है क्योंकि वे स्पष्ट रूप से जानते हैं कि उनसे क्या अपेक्षित है। इसके अलावा, नियोजन भविष्य के प्रबंधकों के लिए एक अच्छे प्रशिक्षण उपकरण के रूप में कार्य करता है।
प्रतिस्पर्धात्मक शक्ति में सुधार करता है।
प्रभावी नियोजन अन्य उद्यमों पर उद्यम को एक प्रतिस्पर्धात्मक बढ़त देता है जिसमें नियोजन नहीं होता है या अप्रभावी नियोजन नहीं होता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि नियोजन में क्षमता का विस्तार, कार्य विधियों में बदलाव, गुणवत्ता में बदलाव, प्रत्याशा स्वाद और लोगों के फैशन और तकनीकी परिवर्तन आदि शामिल हो सकते हैं।
बेहतर समन्वय प्राप्त करता है।
योजना संगठनात्मक उद्देश्यों की दिशा की एकता को सुरक्षित करती है। सभी गतिविधियों को सामान्य लक्ष्यों की ओर निर्देशित किया जाता है। पूरे उद्यम में एक एकीकृत प्रयास है। यह प्रयासों के दोहराव से बचने में भी मदद करेगा। इस प्रकार, संगठन में बेहतर समन्वय होगा।
योजना की सीमाएं।
कभी-कभी, नियोजन अपेक्षित परिणाम प्राप्त करने में विफल रहता है। व्यवहार में योजना की विफलता के कई कारण हैं।
इन पर नीचे चर्चा की गई है:
विश्वसनीय डेटा की कमी।
विश्वसनीय तथ्यों और आंकड़ों की कमी हो सकती है, जिन पर योजनाएं आधारित हो सकती हैं। यदि विश्वसनीय जानकारी उपलब्ध नहीं है या यदि योजनाकार विश्वसनीय जानकारी का उपयोग करने में विफल रहता है तो योजना अपना मूल्य खो देती है। नियोजन को सफल बनाने के लिए, नियोजक को तथ्यों और आंकड़ों की विश्वसनीयता निर्धारित करनी चाहिए और अपनी योजनाओं को केवल विश्वसनीय सूचनाओं पर आधारित करना चाहिए।
पहल का अभाव।
नियोजन एक दूरंदेशी प्रक्रिया है। यदि किसी प्रबंधक के पास नेतृत्व करने के बजाय पालन करने की प्रवृत्ति है, तो वह अच्छी योजनाएं बनाने में सक्षम नहीं होगा। इसलिए, योजनाकार को आवश्यक पहल करनी चाहिए। उसे एक सक्रिय योजनाकार होना चाहिए और यह देखने के लिए पर्याप्त फॉलो-अप उपाय करना चाहिए कि योजनाओं को ठीक से समझा और कार्यान्वित किया जाए।
महंगी प्रक्रिया।
योजना एक समय लेने वाली और महंगी प्रक्रिया है। इससे कुछ मामलों में कार्रवाई में देरी हो सकती है। लेकिन यह भी सच है कि यदि नियोजन प्रक्रिया को पर्याप्त समय नहीं दिया जाता है, तो उत्पादित योजनाएँ अवास्तविक साबित हो सकती हैं। इसी तरह, योजना में विभिन्न विकल्पों के बारे में जानकारी और मूल्यांकन एकत्र करने और विश्लेषण करने की लागत शामिल है। यदि प्रबंधन नियोजन पर खर्च करने को तैयार नहीं है, तो परिणाम अच्छे नहीं हो सकते हैं।
संगठनात्मक कार्य में कठोरता।
संगठन में आंतरिक अनैच्छिकता योजनाकारों को कठोर योजना बनाने के लिए मजबूर कर सकती है। यह प्रबंधकों को पहल करने और नवीन सोच रखने से रोक सकता है। इसलिए नियोजकों को उद्यम में पर्याप्त विवेक और लचीलापन होना चाहिए। उन्हें हमेशा प्रक्रियाओं का कठोरता से पालन करने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए।
परिवर्तन की गैर-स्वीकार्यता।
परिवर्तन का प्रतिरोध एक अन्य कारक है जो नियोजन पर सीमा डालता है। यह व्यापार की दुनिया में एक सामान्य रूप से अनुभवी घटना है। कभी-कभी, नियोजक स्वयं परिवर्तन को पसंद नहीं करते हैं और अन्य अवसरों पर, वे परिवर्तन लाने के लिए वांछनीय नहीं मानते हैं क्योंकि यह नियोजन प्रक्रिया को अप्रभावी बनाता है।
बाहरी सीमाएँ।
नियोजन की प्रभावशीलता कभी-कभी बाहरी कारकों के कारण सीमित होती है जो नियोजकों के नियंत्रण से परे होती हैं। बाहरी रणनीतियों की भविष्यवाणी करना बहुत मुश्किल है। युद्ध का अचानक टूटना, सरकारी नियंत्रण, प्राकृतिक कहर, और कई अन्य कारक प्रबंधन के नियंत्रण से परे हैं। इससे योजनाओं का निष्पादन बहुत कठिन हो जाता है।
मनोवैज्ञानिक बाधाएं।
मनोवैज्ञानिक कारक नियोजन के दायरे को भी सीमित करते हैं। कुछ लोग वर्तमान को भविष्य से अधिक महत्वपूर्ण मानते हैं क्योंकि वर्तमान निश्चित है। ऐसे व्यक्ति मनोवैज्ञानिक रूप से योजना के विरोधी होते हैं। लेकिन यह नहीं भूलना चाहिए कि गतिशील प्रबंधक हमेशा आगे देखते हैं। जब तक भविष्य के लिए उचित योजना नहीं बनाई जाती है तब तक उद्यम की लंबी-चौड़ी भलाई हासिल नहीं की जा सकती है।