योजना का महत्व (Planning Importance); हालांकि योजना संगठनात्मक उद्देश्यों में सफलता की गारंटी नहीं देता है, लेकिन इस बात के सबूत हैं कि औपचारिक योजना बनाने वाली कंपनियों ने लगातार बिना किसी या सीमित औपचारिक योजना के लोगों से बेहतर प्रदर्शन किया और समय के साथ अपने स्वयं के प्रदर्शन में सुधार किया। किसी संगठन के लिए भाग्य या परिस्थितियों द्वारा पूरी तरह से सफल होना बहुत दुर्लभ है।
योजना को एक महत्वपूर्ण प्रबंधकीय कार्य क्यों माना जाता है, इसके कुछ कारण नीचे दिए गए हैं:
तेजी से तकनीकी परिवर्तन, उपभोक्ता वरीयताओं में गतिशील परिवर्तन और कठिन प्रतिस्पर्धा की आवश्यकता के साथ आधुनिक व्यवसाय की बढ़ती जटिलता क्रमबद्ध संचालन, न केवल वर्तमान परिवेश में बल्कि भविष्य के वातावरण में भी। चूंकि योजना भविष्य के दृष्टिकोण को लेता है, यह भविष्य के संभावित विकास को ध्यान में रखता है।
कई अनुभवजन्य अध्ययन संगठनात्मक सफलता के औपचारिक योजना का कार्य होने के प्रमाण प्रदान करते हैं, सफलता को ऐसे कारकों द्वारा मापा जाता है जैसे निवेश पर वापसी, बिक्री की मात्रा, प्रति शेयर आय में वृद्धि और इसी तरह। विभिन्न औद्योगिक उत्पादों में मशीनरी, स्टील, तेल, रसायन और दवाओं के रूप में फर्मों की जांच से पता चला है कि औपचारिक योजना में लगी कंपनियों ने लगातार बिना किसी औपचारिक योजना के उन लोगों की तुलना में बेहतर प्रदर्शन किया।
औपचारिक योजना की प्रभावशीलता मुख्य रूप से उद्देश्यों की स्पष्टता पर आधारित है। उद्देश्य एक दिशा प्रदान करते हैं और सभी योजना निर्णय इन उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए निर्देशित होते हैं। योजनाएँ लगातार इन उद्देश्यों के महत्व को सुदृढ़ करके उन पर ध्यान केंद्रित करती हैं। यह प्रबंधकीय समय और प्रयासों की अधिकतम उपयोगिता सुनिश्चित करता है।
भविष्य के यथासंभव सटीक पूर्वानुमान के उद्देश्य से प्रासंगिक जानकारी के संग्रह में किसी भी औपचारिक योजना प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण पहलू। यह अगुणित निर्णयों की संभावना को कम करेगा। चूंकि संगठन की भविष्य की जरूरतों को अग्रिम में अनुमानित किया जाता है, संसाधनों के उचित अधिग्रहण और आवंटन की योजना बनाई जा सकती है, इस प्रकार अपव्यय को कम करना और इन संसाधनों का इष्टतम उपयोग सुनिश्चित करना है।
नियंत्रण में स्थापित मानकों के विरुद्ध वास्तविक संचालन का निरंतर विश्लेषण और माप शामिल है। ये मानक प्राप्त किए जाने वाले उद्देश्यों के मद्देनजर निर्धारित किए गए हैं। संचालन की आवधिक समीक्षा यह निर्धारित कर सकती है कि क्या योजनाएं सही तरीके से कार्यान्वित की जा रही हैं। अच्छी तरह से विकसित योजनाएं दो तरीकों से नियंत्रण की प्रक्रिया में सहायता कर सकती हैं।
चूंकि योजना संगठनात्मक उद्देश्यों को पूरा करने के लिए किए जाने वाले कार्यों और कदमों को निर्दिष्ट करता है, यह भविष्य की गतिविधियों के बारे में निर्णय लेने के आधार के रूप में कार्य करता है। यह उद्देश्यों, योजनाओं, नीतियों, कार्यक्रम और इतने पर स्पष्ट रूप से निर्धारित किए जाने के बाद से प्रबंधकों को वर्तमान गतिविधियों के बारे में नियमित निर्णय लेने में मदद करता है।
प्रबंधन में योजना का महत्व (Planning Importance)
योजना को एक महत्वपूर्ण प्रबंधकीय कार्य क्यों माना जाता है, इसके कुछ कारण नीचे दिए गए हैं:
आधुनिक व्यवसाय में योजना आवश्यक है।
तेजी से तकनीकी परिवर्तन, उपभोक्ता वरीयताओं में गतिशील परिवर्तन और कठिन प्रतिस्पर्धा की आवश्यकता के साथ आधुनिक व्यवसाय की बढ़ती जटिलता क्रमबद्ध संचालन, न केवल वर्तमान परिवेश में बल्कि भविष्य के वातावरण में भी। चूंकि योजना भविष्य के दृष्टिकोण को लेता है, यह भविष्य के संभावित विकास को ध्यान में रखता है।
योजना प्रदर्शन को प्रभावित करती है।
कई अनुभवजन्य अध्ययन संगठनात्मक सफलता के औपचारिक योजना का कार्य होने के प्रमाण प्रदान करते हैं, सफलता को ऐसे कारकों द्वारा मापा जाता है जैसे निवेश पर वापसी, बिक्री की मात्रा, प्रति शेयर आय में वृद्धि और इसी तरह। विभिन्न औद्योगिक उत्पादों में मशीनरी, स्टील, तेल, रसायन और दवाओं के रूप में फर्मों की जांच से पता चला है कि औपचारिक योजना में लगी कंपनियों ने लगातार बिना किसी औपचारिक योजना के उन लोगों की तुलना में बेहतर प्रदर्शन किया।
योजना उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करता है।
औपचारिक योजना की प्रभावशीलता मुख्य रूप से उद्देश्यों की स्पष्टता पर आधारित है। उद्देश्य एक दिशा प्रदान करते हैं और सभी योजना निर्णय इन उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए निर्देशित होते हैं। योजनाएँ लगातार इन उद्देश्यों के महत्व को सुदृढ़ करके उन पर ध्यान केंद्रित करती हैं। यह प्रबंधकीय समय और प्रयासों की अधिकतम उपयोगिता सुनिश्चित करता है।
योजना समस्याओं और अनिश्चितताओं की आशंका करती है।
भविष्य के यथासंभव सटीक पूर्वानुमान के उद्देश्य से प्रासंगिक जानकारी के संग्रह में किसी भी औपचारिक योजना प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण पहलू। यह अगुणित निर्णयों की संभावना को कम करेगा। चूंकि संगठन की भविष्य की जरूरतों को अग्रिम में अनुमानित किया जाता है, संसाधनों के उचित अधिग्रहण और आवंटन की योजना बनाई जा सकती है, इस प्रकार अपव्यय को कम करना और इन संसाधनों का इष्टतम उपयोग सुनिश्चित करना है।
नियंत्रण की सुविधा के लिए योजना आवश्यक है।
नियंत्रण में स्थापित मानकों के विरुद्ध वास्तविक संचालन का निरंतर विश्लेषण और माप शामिल है। ये मानक प्राप्त किए जाने वाले उद्देश्यों के मद्देनजर निर्धारित किए गए हैं। संचालन की आवधिक समीक्षा यह निर्धारित कर सकती है कि क्या योजनाएं सही तरीके से कार्यान्वित की जा रही हैं। अच्छी तरह से विकसित योजनाएं दो तरीकों से नियंत्रण की प्रक्रिया में सहायता कर सकती हैं।
- सबसे पहले, योजना प्रक्रिया अपेक्षित प्रदर्शन से संभावित विचलन की अग्रिम चेतावनी की एक प्रणाली स्थापित करती है।
- दूसरा, नियंत्रण प्रक्रिया में योजना का योगदान यह है कि यह मात्रात्मक डेटा प्रदान करता है जो न केवल संगठन की अपेक्षाओं के साथ, बल्कि उद्योग के आँकड़ों या बाज़ार के पूर्वानुमानों के साथ मात्रात्मक शब्दों में वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करना आसान बनाता है।
योजना निर्णय लेने की प्रक्रिया में मदद करता है।
चूंकि योजना संगठनात्मक उद्देश्यों को पूरा करने के लिए किए जाने वाले कार्यों और कदमों को निर्दिष्ट करता है, यह भविष्य की गतिविधियों के बारे में निर्णय लेने के आधार के रूप में कार्य करता है। यह उद्देश्यों, योजनाओं, नीतियों, कार्यक्रम और इतने पर स्पष्ट रूप से निर्धारित किए जाने के बाद से प्रबंधकों को वर्तमान गतिविधियों के बारे में नियमित निर्णय लेने में मदद करता है।